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Métodos, procesos y casos aplicados

octubre 6, 2025julio 9, 2026admin

1 minuto

Métodos, procesos y casos aplicados

Gestionar documentos digitales no es solo cuestión de cumplir normas: implica entender qué tipo de documento tenemos, cómo se utiliza y cómo optimizar los procesos para mejorar la eficiencia y la accesibilidad.

Lecturas clave para aprender de métodos, procesos y casos reales:

Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?
Este artículo explica la diferencia entre documentos estáticos (como informes o manuales) y documentos transaccionales (como facturas o albaranes), y cómo debe gestionarse cada tipo en un ecosistema digital accesible. Incluye recomendaciones prácticas para organizar, etiquetar y procesar ambos tipos de documentos de manera eficiente y conforme a la normativa.
Cómo asegurar tus entregas con firma digital: soluciones para logística y distribución
En el ámbito de movilidad y logística, la firma digital se presenta como una herramienta clave para controlar entregas y garantizar la trazabilidad. Aprende cómo implementar sistemas de firma digital, reducir errores en la entrega de documentos y mejorar la seguridad en los procesos de distribución.
Crawford Technologies y Doceo Software se asocian para optimizar la gestión documental accesible
Este caso práctico muestra cómo la colaboración tecnológica entre empresas puede optimizar la gestión documental, garantizando accesibilidad y eficiencia. Descubre cómo la sinergia entre herramientas y conocimientos permite mejorar procesos internos y ofrecer soluciones más inclusivas para clientes y empleados.

Para Managers y Especialistas: estos artículos aportan ejemplos reales y casos de uso que pueden inspirar mejoras en procesos internos, implementación de nuevas tecnologías y colaboraciones estratégicas. Adoptar estas prácticas puede marcar la diferencia en eficiencia, cumplimiento normativo y experiencia de usuario.

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Accesibilidad y normativa

octubre 6, 2025julio 9, 2026admin

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Accesibilidad y normativa

La accesibilidad digital ya no es un extra: es una obligación legal y una oportunidad estratégica. La nueva normativa europea marca un antes y un después en cómo las empresas y organismos deben garantizar que sus documentos digitales sean accesibles, especialmente para personas ciegas o con baja visión.

Lecturas clave para entender la accesibilidad digital:

La nueva normativa europea exige que los PDFs sean accesibles para personas ciegas o con baja visión. Leer el artículo completo: Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión.
Asimismo, la obligación de accesibilidad documental recae sobre diversas empresas y organismos. Ver: ¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?
También se analiza cómo la accesibilidad digital deja de ser solo un requisito legal para convertirse en una oportunidad estratégica para mejorar la experiencia de usuario y la reputación corporativa: La accesibilidad digital: de obligación legal a oportunidad estratégica.

Para CEOs y responsables de IT: cumplir con las normas de accesibilidad ya no es opcional. Ignorarla puede derivar en litigios legales, pérdida de reputación y barreras de usabilidad. Invertir en accesibilidad significa apostar por confianza, inclusión y retorno tangible en la experiencia digital de todos.

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Newsletter Edición Otoño 2025 – Septiembre

septiembre 26, 2025julio 9, 2026admin

29/09/2025

Edición Otoño 2025

Doceo Software

29/09/2025

Edición Otoño 2025 | Septiembre

Doceo Software

Novedades de nuestro software

Apartados

Firma electrónica sin complicaciones con Doceo BioSign

Más segura, accesible y desde cualquier lugar

DoceoSoftware continúa avanzando en accesibilidad documental, facilitando que todos los documentos sean fáciles de usar y cumplir con la normativa vigente. Ahora, crear documentos listos para firmar es aún más sencillo: con Doceo BioSign, no solo mejoras la seguridad y la validez de tus firmas, sino que también puedes aprovechar nuestra APP gratuita para firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento, dando a tu empresa un plus de eficiencia y accesibilidad.

Mantente al día con nuestras novedades

Recibe en tu correo las últimas noticias, consejos y recursos exclusivos.

Novedades legales 2025: documentos accesibles para todos

A partir de 2025, la accesibilidad en los documentos es obligatoria según la Ley 34/2023 de Accesibilidad en la Administración Digital y en los servicios electrónicos. Esto implica que todos los archivos digitales que tu empresa genera o comparte deben ser accesibles: personas con discapacidades deben poder leerlos, navegar por ellos y utilizarlos sin barreras, garantizando igualdad de acceso a la información.

Con DoceoSoftware, preparar tus documentos cumpliendo la normativa es sencillo y rápido. Desde PDFs accesibles hasta informes internos, nuestro software te guía para cumplir con las directrices de accesibilidad sin complicaciones y asegura que tu documentación está lista para todos.

Para profundizar, te recomendamos este artículo sobre la nueva normativa y cómo afecta a las empresas: [Enlace al artículo].

Para profundizar, te recomendamos este artículo sobre la nueva normativa y cómo afecta a las empresas:

Doceo BioSign & Store: firma PDFs y documentos a medida

Introducción – Lo global

Gestión documental – Integración

Formularios y firma digital avanzada

FORMS: crea tus propios documentos y fírmalos

Doceo BioSign Forms permite diseñar, gestionar y firmar digitalmente documentos personalizados como si fueran en papel. Genera formularios con campos editables, recopila datos de forma segura y firma con plena validez legal conforme a eIDAS (Artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014).

Esta herramienta agiliza procesos, reduce errores y sustituye el papel por un sistema flexible y seguro. Firma desde móvil o tablet, integra con ERP o CRM y realiza seguimiento en tiempo real. Doceo BioSign Forms convierte la gestión documental en un proceso eficiente, seguro y adaptado a tus necesidades.

¿Necesitas más información sobre este punto? Pregúntanos

Plantillas HTML

Plantillas HTML en Doceo BioSign Forms

Doceo BioSign Forms ofrece plantillas HTML listas para usar o totalmente personalizadas. Con ellas, tu empresa puede crear formularios y documentos adaptados a cualquier necesidad: desde albaranes hasta formularios interactivos. Estas plantillas soportan HTML, CSS y JavaScript, lo que permite añadir subida de archivos, firmas biométricas, códigos QR o integración con la identidad corporativa.

DoceoSoftware garantiza su correcta implementación en Doceo BioSign Store, ofreciendo seguridad, trazabilidad y control de versiones. También podemos formar a tu equipo para diseñar plantillas y asegurar accesibilidad y cumplimiento normativo.

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Firma electrónica con doble factor eIDAS para albaranes digitales en Doceo BioSign Forms.

Posibilidades avanzadas de un formulario en HTML, CSS y JavaScript

Los formularios en HTML, CSS y JavaScript ofrecen un abanico enorme de posibilidades para empresas y usuarios: campos de texto libre, números, correos electrónicos, teléfonos o URLs. También permiten fechas, calendarios, listas desplegables, casillas de verificación y botones de opción. Entre sus ventajas destacan la subida de archivos, la captura de coordenadas GPS, firmas digitales, códigos QR y la integración con sistemas externos como ERP o CRM.

A nivel visual, los formularios pueden adaptarse a la identidad corporativa, ser responsivos y ofrecer interacciones dinámicas. Con estas funciones se pueden crear flujos de trabajo automatizados, exportar datos y enviar notificaciones automáticas con seguridad y cumplimiento legal.

Descubre aquí todas las posibilidades de un formulario en HTML, CSS y JavaScript

Área de repositorio

Copia de pantalla de solución doceo Factura

Área de repositorio de documentos de BioSign

En el Área de repositorio de documentos de BioSign gestionas y controlas en tiempo real todos tus archivos pendientes de firma biométrica. La zona superior ofrece un menú con Firmas y Configuración y un resumen del estado de los documentos mediante colores para identificar al instante su situación. Permite búsqueda avanzada, restablecer filtros y configurar la visualización de registros con actualización de datos en tiempo real.

En la zona central accedes a metadatos, estado de los documentos y datos de la firma, con evidencias descargables. Cada documento cuenta con indicadores de estado y control de versiones para gestionar fácilmente los flujos.

¿Necesitas más información sobre este punto? Pregúntanos

Document Assembly – Módulo avanzado

Document Assembly: Visualización y gestión de BioSign Assembly

Doceo BioSign Assembly presenta una interfaz intuitiva que facilita la visualización y gestión de documentos. De izquierda a derecha encontrarás: un buscador para filtrar y localizar rápidamente, una columna central con la información detallada del documento (ID, nombre, tipo y ruta de carpeta) y un panel derecho para visualizar el documento en tiempo real.

Esta disposición permite una navegación fluida y acceso inmediato a la información relevante. Document Assembly es un módulo disponible para las contrataciones de Doceo BioSign Forms, diseñado para automatizar flujos de trabajo en la generación y envío de documentos, permitiendo plantillas personalizadas y una creación avanzada.

Aunque BioSign incluye una plantilla estándar, con Document Assembly puedes configurar y adaptar tus propias plantillas a las necesidades específicas de cada proceso, ensamblando documentos dinámicamente y ofreciendo formularios personalizados.

¿Necesitas más información sobre BioSign Forms? Haz clic aquí

Descubre nuestra APP gratuita: firma desde cualquier lugar

APP de Firma de documentos Forms: Funcionamiento

La APP de firma de documentos Forms ofrece una experiencia completa para gestionar tus archivos de manera segura y eficiente. Al ingresar, encontrarás el menú principal con opciones como Mis Documentos, Depósito, Configuración, Acerca de… y Cerrar sesión. En el Depósito se almacenan temporalmente los documentos ante problemas de conexión, evitando pérdidas de información.

En Mis Documentos puedes consultar y gestionar todos los registros: ver documentos, información del cliente, llamadas directas y eliminar documentos. Además, incluye opciones de búsqueda y organización, como ordenar por fecha, nombre o estado, escanear códigos QR y aplicar filtros.

Si surge una incidencia, puedes añadir fotos o enviar información directamente a la empresa. La sección de Configuración permite ajustar la descarga automática, la visualización de documentos y el formato de la fecha.

¿Necesitas más información sobre la APP? Pregúntanos

Recursos gratuitos

Curso del control horario

39 lecciones | 5 h de formación

Cumplimiento legal: Registra el inicio y fin de la jornada laboral según el Real Decreto-ley 8/2019.
Adaptabilidad: Totalmente personalizable para ajustarse a los requisitos de cualquier empresa.
Gestión optimizada: Simplifica la administración del tiempo y mejora la productividad.

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Cas d’èxit real: Maydisa digitalitza la gestió documental i logística amb el Kit Digital.

Maydisa construcción y reformas

septiembre 17, 2025julio 9, 2026blog_es

Caso de éxito I Sector de la construcción y reformas

Maydisa

Transformación digital de la gestión documental y logística gracias al Kit Digital

Cuando pensamos en el Kit Digital, a menudo nos vienen a la mente críticas o experiencias poco satisfactorias. Pero también existen historias reales de éxito que merecen ser contadas. Este es el caso de Maydisa, una empresa referente en el sector de la construcción y las reformas.

Maydisa

Los retos

La solución

El resultado

Kit Digital

CONTACTO

Maydisa es un referente en el sector de la construcción y las reformas, especializada en materiales de alta calidad para obra nueva, rehabilitación y reforma integral. Con una larga trayectoria y vocación innovadora, la empresa ha sabido evolucionar al ritmo del mercado, ofreciendo soluciones técnicas a profesionales de todo el país.

Para ganar agilidad en la gestión y entrega de materiales, Maydisa apostó por avanzar en su transformación digital y optimizar sus procesos diarios.

www.maydisa.com

Maydisa ya contaba con una solución básica para su gestión documental, que funcionaba como repositorio de archivos. Sin embargo, con el paso del tiempo y el crecimiento natural de la empresa, se vio la oportunidad de ir más allá y convertir esta herramienta en un verdadero apoyo activo para los procesos logísticos y administrativos.

En un entorno como el de Maydisa, donde la coordinación entre almacenes, transportistas y clientes genera un alto volumen documental —especialmente en lo que respecta a albaranes y comprobantes de entrega— resulta clave disponer de sistemas ágiles y fiables.

Algunos de los retos que motivaron esta evolución fueron:

Gestión documental compleja: la documentación generada en papel aumentaba con la actividad, y era necesario encontrar una forma más eficiente de gestionarla y compartirla entre departamentos.
Trazabilidad mejorable: el seguimiento de pedidos se realizaba manualmente, lo que dificultaba una trazabilidad completa y en tiempo real.
Confirmación de entregas con demoras innecesarias: la validación de documentos podía agilizarse, lo cual habría permitido cerrar las operaciones con mayor rapidez.
Minimización de errores humanos: automatizar procesos se presentaba como una oportunidad para reducir riesgos y mejorar la calidad de la información gestionada.

La exigencia constante y la atención a las novedades tecnológicas que optimizan los procesos internos son factores clave que impulsan la eficiencia y el crecimiento sostenido de la empresa.

La apuesta de Maydisa por la transformación digital refuerza su compromiso con la eficiencia, la sostenibilidad y la innovación. Gracias a esta solución, la empresa no solo ha optimizado sus procesos logísticos, sino que ha establecido las bases para seguir creciendo de forma inteligente y adaptada a los retos futuros del sector de la construcción.

Reducción del 90 % en el uso de papel para albaranes y documentación logística.
Confirmación inmediata de entregas y recepción de materiales.
Mejora en la trazabilidad y el control interno, gracias a una gestión documental unificada y digital.
Ahorro de tiempo y recursos, permitiendo que el equipo se enfoque en tareas de mayor valor añadido.
Mayor satisfacción del cliente, ofreciendo un servicio más ágil, transparente y moderno.

Este caso demuestra que, bien aprovechado, el Kit Digital puede ser un verdadero motor de transformación digital. No se trata solo de implementar nuevas herramientas, sino de repensar procesos, automatizar tareas y dotar al equipo de soluciones eficientes.

En Maydisa, la digitalización ya no es una promesa de futuro: es una realidad que los hace más ágiles, competitivos y preparados para seguir creciendo.

Gracias al Kit Digital, Maydisa aprovechó la oportunidad para implementar una versión avanzada, integrada con su ERP y totalmente adaptada a sus necesidades.

Esta decisión supuso una transformación real en su forma de trabajar:

Clasificación automática de documentos: el sistema lee códigos de barras generados desde el ERP o escaneados, e indexa automáticamente los documentos con los datos correspondientes.
Bandejas compartidas entre departamentos: se crearon espacios colaborativos para revisar y clasificar la documentación según el estado del proceso, mejorando la coordinación interna.
Gestión del crédito y validación de ventas: ahora se realiza digitalmente, mediante sellos automáticos con información clave (responsable, importe, fase de validación, etc.).
Reuniones semanales más eficientes: la documentación está organizada según su estado dentro del flujo de trabajo, lo que facilita la toma de decisiones en compras, ventas y administración.
Acceso directo desde el ERP: los documentos quedan enlazados a campos clave y se pueden consultar con un solo clic desde el sistema de gestión.
Migración completa del histórico: todo el archivo documental anterior se integró en el nuevo sistema, centralizando el acceso a la información.

Este caso demuestra que, bien aprovechado, el Kit Digital puede ser un verdadero motor de transformación digital. No se trata solo de implementar herramientas nuevas, sino de repensar procesos, automatizar tareas y dotar al equipo de soluciones eficientes.

En Maydisa, la digitalización ya no es una promesa de futuro: es una realidad que les hace más ágiles, competitivos y preparados para seguir creciendo.

Kit Digital y doceosoftware

El Kit Digital ha sido sin lugar a dudas una iniciativa clave para impulsar la digitalización de las empresas españolas. Sin embargo, en algunos casos, una comunicación poco clara ha generado malentendidos y cierto mal sabor de boca entre empresas que no recibieron la información adecuada o confiaron en agentes poco preparados.

Es importante recordar que el Kit Digital no es una solución mágica, pero sí un punto de partida potente para modernizar procesos, ganar eficiencia y hacer más competitivas a las empresas tanto dentro como fuera del país. Un ejemplo claro es el Kit de Servicios de Oficina Virtual, Gestión de Procesos o la nueva Gestión de procesos con IA, que permite integrar soluciones para optimizar flujos de trabajo, eliminar tareas manuales y reducir errores. Según diversos estudios, las empresas que digitalizan su gestión interna pueden llegar a mejorar su productividad hasta en un 20%* respecto a aquellas que no tienen un control automatizado de sus procesos.

Esperamos que empresas como Maydisa, que han apostado por este camino, continúen avanzando en su crecimiento. Y animamos a todas las organizaciones a no temer al Kit Digital, sino a informarse bien, buscar asesoramiento de calidad y confiar en agentes digitalizadores honestos y profesionales. La digitalización es una inversión de futuro —con el apoyo adecuado, puede ser una verdadera palanca de cambio.

*Datos extraídos de EuropaPress

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Imagen de caso de uso de Control Horario Doceo InTime. Gestión de jornada laboral y registro digital.

La nueva normativa sobre control horario en el trabajo: cómo y cuándo habrá que fichar

septiembre 15, 2025julio 9, 2026Meri Gil

La nueva normativa sobre control horario en el trabajo 2026: cómo y cuándo habrá que fichar

Novedades en 3 minutos

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¿Cómo se controlará la jornada laboral?

¿Habrá que reflejar las horas extra?

¿Cómo se garantizará el derecho a la desconexión digital?

Doceo InTime ya cumple la normativa

Contacta con un experto

El Ministerio de Trabajo está ultimando los trámites para aprobar un nuevo sistema de registro de la jornada laboral y medidas para garantizar el llamado derecho a la desconexión digital de los trabajadores.

El objetivo en materia de registro horario es hacerlo menos manipulable y más accesible para la Inspección de Trabajo. En cuanto a la desconexión digital, se pretende garantizar un verdadero descanso para los trabajadores.

¿Cómo se controlará la jornada laboral?

El registro de horas trabajadas es obligatorio en todas las empresas desde 2019. La principal novedad de la normativa que se plantea ahora es que este control deberá realizarse de forma exclusivamente electrónica.

Esto significa que dejarán de ser válidos los registros en papel. Cuando entre en vigor la nueva norma, los trabajadores solo podrán registrar sus horas de trabajo mediante programas informáticos, aplicaciones móviles, páginas web o tarjetas con tecnología RFID o códigos QR.

Toda esta información deberá almacenarse en un archivo seguro y accesible —y esta es otra novedad importante— en cualquier momento y de forma remota por parte de la Inspección de Trabajo.

Además, todo deberá realizarse en un entorno técnicamente seguro para evitar fugas de datos, y quedará prohibido el uso de sistemas biométricos como huellas dactilares o reconocimiento facial.

El Ministerio de Trabajo afirma que busca un sistema “realmente eficaz”, guiado por los principios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad.

El Ministerio de Trabajo quiere que el registro de entrada y salida en el lugar de trabajo sea exclusivamente electrónico y que la Inspección de Trabajo tenga acceso directo a los datos para controlar las horas extraordinarias.

¿Habrá que reflejar las horas extra?

Sí. La futura norma especifica que será el propio trabajador quien deberá indicar si las horas registradas son de trabajo efectivo o de disponibilidad, así como si son ordinarias o extraordinarias.

El Ministerio también quiere que las horas extra queden reflejadas en la nómina mensual, independientemente de cómo se compensen.

El objetivo es acabar con lo que los sindicatos califican de fraude: no pagar las horas extraordinarias no cotizadas ni declaradas. Según datos del Instituto de Estadística, en 2025, en los tres primeros meses del año se realizaron en Cataluña más de 13 millones de horas extra, de las cuales 7 millones no se pagaron.

Llegar tarde al trabajo puede implicar descuentos en la nómina, según una sentencia.

¿Cómo se garantizará el derecho a la desconexión digital?

La desconexión digital es otro de los grandes objetivos del Ministerio de Trabajo. Se trata, por ejemplo, de no tener que responder llamadas o correos electrónicos relacionados con la empresa fuera del horario laboral efectivo.

La consulta pública iniciada plantea la necesidad de proteger a los trabajadores en relación con las condiciones pactadas, la conciliación de la vida personal y familiar y su propia salud.

En concreto, el texto que fue al Congreso y que ahora se quiere recuperar hablaba de garantizar la “ausencia de comunicación por parte de la empresa” fuera del horario de trabajo pactado y de no tener que estar “localizable” cuando no se está trabajando.

Doceo InTime ya cumple con todos los requisitos de esta nueva normativa, ofreciendo un sistema de control horario totalmente electrónico, seguro, accesible para la Inspección de Trabajo y compatible con teletrabajo, lo que garantiza a las empresas estar preparadas para el nuevo marco legal.

¿Cumple tu sistema actual de control horario con la nueva ley?

Registro exclusivamente electrónico: nada de fichajes en papel; solo apps, web, software o tarjetas RFID/QR.
Acceso remoto para Inspección de Trabajo: los datos deben estar almacenados de forma segura y accesibles en cualquier momento.
Protección de datos reforzada: entorno seguro y prohibición de datos biométricos (huellas, rostro).
Objetividad, fiabilidad y accesibilidad: el sistema debe garantizar registros veraces y consultables.
Compatibilidad con teletrabajo y presencialidad: permitir fichajes en ambos entornos.
Registro detallado de horas: diferenciar horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad.
Horas extra reflejadas en nómina: las horas extraordinarias deben aparecer mensualmente, sin importar cómo se compensen.
Derecho a la desconexión digital: el sistema debe ayudar a garantizar que no haya comunicaciones laborales fuera del horario pactado.

Doceo InTime ya cumple la normativa

Con Doceo InTime, las empresas pueden cumplir de forma sencilla y eficaz con las nuevas exigencias legales en control horario.

Este sistema ofrece un registro horario 100% electrónico, intuitivo y automatizado, que permite a los empleados fichar fácilmente su entrada y salida tanto en presencial como en teletrabajo.

Doceo InTime garantiza la inalterabilidad y trazabilidad de los datos: todos los registros quedan guardados de forma segura y accesible para ambas partes, lo que proporciona total transparencia y fiabilidad ante cualquier inspección o disputa laboral.

Además, la Inspección de Trabajo puede tener acceso remoto a los datos cuando sea necesario, cumpliendo así con el nuevo requisito legal de disponibilidad inmediata de la información.

El sistema también incorpora funcionalidades avanzadas para garantizar la desconexión digital, ayudando a las empresas a gestionar las horas fuera del horario laboral y evitar comunicaciones a los empleados durante sus periodos de descanso, salvo en casos estrictamente necesarios.

Así, Doceo InTime no solo cumple con la nueva normativa de registro horario, sino que también ayuda a las empresas a proteger los derechos de sus trabajadores y a construir una jornada laboral más equilibrada y eficiente para todos.

Registro exclusivamente electrónico: queda prohibido el fichaje en papel.
Acceso remoto para la Inspección de Trabajo: los datos deben estar disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Inalterabilidad y transparencia: la empresa no puede modificar los registros; todo queda guardado para ambas partes en caso de disputa.

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Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión

septiembre 10, 2025julio 9, 2026admin

Accesibilidad en PDF: cómo garantizar la lectura para personas ciegas y con baja visión

Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible: descubre herramientas y soluciones para PDFs accesibles

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¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?

Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF

Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte

Contacta con un experto

Hoy en día, la accesibilidad ya no es opcional: es parte fundamental de cómo compartimos información. Los PDF se han convertido en un formato habitual para difundir contenidos, pero no siempre resultan fáciles de usar para personas ciegas o con baja visión. Garantizar que estos documentos cumplan la normativa no es solo una cuestión legal; también es apostar por la inclusión y la igualdad de oportunidades.

¿Por qué es importante comprobar la accesibilidad de un PDF?

Los PDF son uno de los formatos más comunes para compartir información en empresas, administraciones y entidades. Sin embargo, no todos están diseñados para ser utilizados por personas ciegas o con baja visión. La accesibilidad implica que el documento tenga una estructura correcta, etiquetas, orden de lectura y textos alternativos para que los lectores de pantalla puedan interpretarlo. Verificarla es un compromiso con la inclusión y también con el cumplimiento de la normativa.

¿Quién está incluido?

Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.

Aspectos legales y responsabilidad empresarial

¿Qué normativa regula la accesibilidad de documentos digitales?

En España, la Ley 11/2023 de accesibilidad establece la obligación de que los documentos digitales sean accesibles, tanto para administraciones públicas como, progresivamente, para empresas privadas. Además, las directrices WCAG del W3C marcan el estándar internacional para la accesibilidad web y documental.

¿Qué riesgos existen si no se cumple con la normativa?

No cumplir con estos requisitos puede derivar en sanciones y pérdida de contratos con el sector público. Pero, sobre todo, supone excluir a un sector importante de la población, dañando la imagen de la organización y reduciendo su alcance potencial.

¿Qué beneficios tiene apostar por la accesibilidad?

Refuerza la imagen de marca y la responsabilidad social.
Amplía la audiencia y mejora la experiencia de usuario.
Prepara a la organización para normativas futuras más estrictas.

Herramientas gratuitas para comprobar la accesibilidad de un PDF

Existen varias herramientas gratuitas que facilitan esta comprobación:

Adobe Reader (Lectura en voz alta): Permite seleccionar texto y usar su función de lectura en voz alta. Si el contenido se puede leer correctamente, es un buen indicio de que el PDF tiene cierto grado de accesibilidad.
PAC – PDF Accessibility Checker: Una herramienta gratuita especializada para auditar PDFs según estándares internacionales como WCAG y PDF/UA. Ofrece informes detallados y señala los puntos que deben mejorar.

También puedes apoyarte en complementos y extensiones para navegadores o suites ofimáticas que integran comprobadores de accesibilidad desde la creación del documento.

¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

Descubre más ¿Quieres contactar con un experto?

Soluciones profesionales: en Doceo Software podemos ayudarte

En Doceo Software entendemos que la accesibilidad no es solo una obligación, sino una oportunidad para llegar a más personas. Por eso ofrecemos:

Estudio personalizado de tus documentos: analizamos el estado actual de tus PDFs para evaluar su accesibilidad.
Diseño de documentos accesibles a medida: creamos o rediseñamos PDFs cumpliendo con las normativas vigentes.
Adaptación de documentos existentes: desde un único PDF hasta documentos transaccionales que se generan automáticamente según las necesidades de tus clientes o usuarios.

Nuestro objetivo es que tu organización cumpla con las normativas de accesibilidad y ofrezca una experiencia inclusiva a todas las personas.

Diseño de documentos accesibles a medida

Somos especialistas en diseño y gestión integral de documentos digitales accesibles a medida.

Trabajamos 360º para que tu organización cumpla con la normativa vigente y facilite el acceso a la información a todas las personas.

Ofrecemos dos grandes soluciones: diseñamos desde cero cualquier tipo de documento con criterios de accesibilidad o transformamos tus archivos actuales (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en versiones plenamente accesibles.

Además, automatizamos flujos documentales, integramos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, todo bajo estándares como la Ley 11/2018, el Real Decreto 1112/2018, la Directiva UE 2019/882 y las normas WCAG 2.1/UNE-EN 301 549.

Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, pymes y entidades del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, refuerzan la imagen inclusiva de tu organización y garantizan accesibilidad real.

En DoceoSoftware trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

Saber más

Adaptación de documentos PDF existentes

No importa si se trata de un único PDF o de un sistema completo de documentos transaccionales: en Doceo Software podemos adaptar y transformar tus archivos para que cumplan con las normativas de accesibilidad vigentes y puedan ser leídos por personas ciegas o con baja visión.

De un único PDF a grandes volúmenes: podemos trabajar desde documentos individuales hasta grandes lotes de archivos, garantizando la coherencia y la calidad en todos ellos.
Documentos transaccionales: nos especializamos en adaptar documentos dinámicos que se generan automáticamente (facturas, contratos, extractos, notificaciones…). Este tipo de documentos, por su naturaleza cambiante, suelen ser los más complejos de adaptar, pero con nuestras soluciones conseguimos que cumplan con estándares de accesibilidad desde su origen.
Estructuración y etiquetado semántico: reorganizamos y etiquetamos correctamente los elementos del PDF (títulos, tablas, listas, imágenes y descripciones alternativas) para que los lectores de pantalla interpreten la información de forma precisa.
Optimización del flujo de trabajo: si tu empresa genera PDFs de manera automatizada, podemos intervenir en el proceso para que la accesibilidad quede integrada desde la creación, ahorrando tiempo y costes a largo plazo.

Con este enfoque integral, no solo adaptamos documentos ya creados, sino que también ayudamos a diseñar procesos para que tus PDFs sean accesibles desde el primer momento, evitando retrabajos y cumpliendo con las normativas.

En el ámbito de la comunicación con clientes existen diferentes tipos de documentos digitales. Conocerlos es clave para entender cómo gestionarlos y garantizar su accesibilidad.

¿Qué son los documentos transaccionales?

Los documentos transaccionales son aquellos que se generan como parte de un proceso o interacción concreta con el cliente. Contienen información personalizada y, a menudo, de carácter legal o contractual. Por su importancia, deben ser accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.

Ejemplos de documentos transaccionales:

Facturas
Recibos
Contratos
Notificaciones de pago
Comunicaciones críticas de servicio

Estos documentos suelen ser obligatorios, requieren trazabilidad y deben cumplir con normativas tanto de protección de datos como de accesibilidad digital.

¿Qué son los documentos simples?

Los documentos simples son comunicaciones menos críticas y generalmente con contenido estándar o informativo. Aunque también pueden personalizarse, no tienen el mismo nivel de obligatoriedad o formalidad que los transaccionales.

Ejemplos de documentos simples:

Comunicaciones comerciales
Newsletters
Folletos digitales
Anuncios informativos
Recordatorios de servicio

Aunque sean menos formales, también conviene diseñarlos accesibles para no excluir a ninguna persona usuaria.

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Newsletter Edición Verano 2025

septiembre 3, 2025julio 9, 2026admin

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Actualidad normativa

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Bienvenido a la edición de otoño 2025 de nuestra newsletter

En DoceoSoftware trabajamos para que la tecnología esté siempre al servicio de tu empresa: soluciones accesibles, seguras y adaptadas a las exigencias normativas. Esta edición llega cargada de novedades que te ayudarán a optimizar la gestión diaria, cumplir con la legislación vigente y mejorar la eficiencia de tu organización.

En este número encontrarás:

Doceo InTime, el sistema de control horario sencillo y sin complicaciones, adaptado a cualquier sector.
Factura electrónica con Doceo Facturae, totalmente integrada y cumpliendo las nuevas normativas VERI*FACTU y Crea y Crece.
Firma electrónica con Doceo BioSign, que aporta seguridad jurídica y comodidad a tus procesos documentales.
Formación y recursos gratuitos, porque creemos que compartir conocimiento es la clave para crecer.
Y, como siempre, nuestros manuales actualizados y cursos online para que saques el máximo partido a nuestras soluciones.

Queremos acompañarte en cada paso de la transformación digital de tu empresa.

Lo último en DoceoSoftware

Documentos digitales accesibles

Desde este verano, en DoceoSoftware hemos puesto especial foco en la accesibilidad digital y documental. A partir de junio de 2025, en España será obligatorio que no solo las webs, sino también todos los documentos digitales de oficina, cumplan estándares como EN 301 549 y WCAG 2.1 nivel AA.

La accesibilidad no es solo un requisito legal; es una oportunidad para crear contenidos inclusivos, mejorar la experiencia de todos los usuarios y evitar riesgos legales y reputacionales.

En sectores como banca, educación, sanidad y servicios públicos, el incumplimiento puede conllevar sanciones y exclusión de licitaciones. Esta tendencia es global: países como EE. UU., Canadá, Reino Unido, Japón o Corea del Sur aplican normativas similares.

Accesibilidad de los documentos digitales en España: normativa, obligaciones y por qué importa

Desde el 28 de junio de 2025, la Ley Europea de Accesibilidad obliga a que webs, apps y documentos digitales sean accesibles para todas las personas, incluidas las que tienen discapacidad. Esto aplica tanto a la administración pública como a empresas privadas que prestan servicios al público, afectando PDFs, Word, hojas de cálculo, formularios y más. Cumplir la normativa mejora la experiencia de usuarios, evita sanciones y refuerza la reputación de la empresa. DoceoSoftware ofrece soluciones para crear o adaptar documentos, automatizar flujos y garantizar accesibilidad conforme a estándares internacionales.

¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?

En España, la normativa de accesibilidad documental obliga a administraciones públicas, organismos dependientes y empresas que prestan servicios financiados con fondos públicos a garantizar que documentos digitales y transaccionales (PDF, Word, hojas de cálculo, formularios, contratos, facturas) sean accesibles. También afecta a grandes empresas y proveedores que interactúan con ciudadanos. Cumplirla protege derechos, evita sanciones y mejora la experiencia del cliente. Doceo Software ayuda a auditar, transformar y automatizar documentos para cumplir estándares legales y técnicos (WCAG 2.1, UNE-EN 301 549), integrando firma electrónica y flujos documentales escalables.

Documentos estáticos y documentos transaccionales: ¿ahora accesibles?

La accesibilidad digital es hoy un requisito legal, técnico y de negocio, que abarca webs, apps y documentos digitales. Los documentos estáticos se crean una vez y cambian poco (manuales, guías, informes), mientras que los transaccionales se generan masivamente durante operaciones comerciales (facturas, albaranes, contratos). Cumplir normas como WCAG, PDF/UA y EN 301 549 es obligatorio y evita sanciones. Doceo Software ayuda a auditar, diseñar plantillas accesibles, automatizar generación y validación, incorporar firma electrónica y transformar documentos existentes, garantizando accesibilidad, eficiencia y cumplimiento legal para todo tipo de empresas y administraciones.

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¿Hablamos?

Actualidad normativa

Factura Electrónica Obligatoria

A partir del 1 de julio de 2026, todas las empresas deberán emitir facturas electrónicas, según el Real Decreto 1007/2023. Este cambio busca modernizar la digitalización empresarial y mejorar el cumplimiento tributario. El plazo inicial del 1 de julio de 2025 se ha ampliado por la publicación de la Orden HAC/1177/2024.

Más información >

Firma Biométrica y Electrónica

El Real Decreto 255/2025 regula el proceso de expedición, gestión y desarrollo del Documento Nacional de Identidad, tanto en su versión física como digital, estableciendo mecanismos de identificación y autenticación seguros para las relaciones con el sector público y privado.

Más información >

Gestión Documental y Accesibilidad

Ley 11/2018, de 28 de diciembre:Modifica el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y la Ley de Auditoría de Cuentas, obligando a que las empresas incluyan información no financiera accesible en sus informes anuales.
Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre: Regula la accesibilidad de webs y aplicaciones móviles del sector público, aplicable también a documentos digitales, garantizando que la información sea accesible para todas las personas.

Estas normativas son de obligado cumplimiento en toda España y aseguran que los documentos digitales sean inclusivos y accesibles.

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Conoce más a fondo

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Sistema de control horario para empresas sin tarjetas ni biometría. Solución fácil, adaptable, integrada con sistemas existentes, compatible con convenios laborales y cumpliendo la normativa. Tres versiones: móvil, web y punto fijo.

El Real Decreto-ley 8/2019, vigente desde el 12 de mayo de 2019 en España, exige a todas las empresas llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esta normativa busca garantizar el control horario y proteger los derechos laborales.

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Factura electrónica 100% legal con Doceo Facturae

Este año, nuestra empresa implementa la factura electrónica con Doceo Facturae para cumplir con las nuevas normativas VERI*FACTU y Crea y Crece. Totalmente integrado con Doceo Store o con tu plataforma de gestión documental, garantizando un cumplimiento 100% legal y eficaz en la gestión de tus facturas.

Firma electrónica integrada en Doceo Store o en tu solución

Doceo BioSign es una solución de firma electrónica que permite firmar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo: móvil, PC o navegador. Garantiza validez legal, seguridad jurídica y una integración sencilla con cualquier plataforma de gestión documental.

La solución facilita la generación y firma de documentos electrónicamente, eliminando desplazamientos, reduciendo impresiones innecesarias y evitando accesos no autorizados. Tus clientes pueden firmar directamente desde sus dispositivos, mejorando su experiencia y satisfacción.

La implementación de firma biométrica es fácil y asequible, con generación de documentos mediante formularios predefinidos. Además, se envían datos de entrega en tiempo real, lo que permite tomar medidas adicionales rápidas y optimiza toda la gestión documental.

Doceo BioSign ofrece varias modalidades según las necesidades:

BioSign Delivery: para transportistas, permite gestionar entregas, registrar firmas y reportar incidencias.
BioSign Mobile: los clientes reciben solicitudes en la app o navegador y pueden firmar de forma remota.
BioSign F2F: para situaciones presenciales, el cliente firma directamente en el dispositivo del solicitante.
BioSign Forms: genera y firma documentos mediante formularios predefinidos, agilizando procesos, reduciendo errores y optimizando la experiencia del cliente.

Con Doceo BioSign, la firma electrónica deja de ser un trámite complicado y se convierte en una herramienta ágil, segura y totalmente adaptable a cada flujo de trabajo.

Especial: doceo Store, más que un gestor documental

Gestión de versiones de un documento

Cada documento o registro puede incluir varios archivos adjuntos, cada uno con múltiples versiones. Se puede seleccionar una versión como prioritaria para compartir, mientras que las no prioritarias solo pueden consultarse, abrirse, descargarse o compartirse mediante enlace, sin posibilidad de edición. Solo las versiones activas pueden modificarse. Este sistema facilita la gestión efectiva de documentos, permitiendo revisar versiones anteriores y asegurar la actualización y precisión de la información compartida.

Configuración de comentarios en flujo de trabajo

Se ha agregado una configuración para habilitar/deshabilitar comentarios al mover un documento de un estado a otro en el flujo de trabajo. Cuando la opción está activada, se mostrará una casilla de comentarios al mover el documento de A a B, siendo esta función completamente opcional.

Fija el ancho y guarda la vista previa para cada tipo de documento

Es posible redimensionar la vista previa de los archivos. Esta configuración de ancho se guarda automáticamente para la próxima vez que se abra la vista previa, ajustándose a cada tipo de documento. De esta forma, cada documento se visualizará con el ancho previamente definido.

Fusionado (grapado) de documentos de mismo o distinto formato

El visor de documentos abre archivos de diversos formatos y fusiona copias de ellos sin alterar el original, conservando la integridad de los documentos originales.

Buscador avanzado por contenido

Este buscador es para búsquedas avanzadas que se realizaran con toda la información contenida en el gestor documental. Puede configurar la búsqueda por documentos adjuntos, nombre de documentos o el contenido de los registros.

Plantillas de estructuras de carpetas para los registros

Las plantillas de estructuras de carpetas son configuraciones predefinidas que pueden ser importadas en varios registros, ahorrando tiempo y garantizando consistencia en la organización de datos.

Agregue sus correos electrónicos arrastrando y soltando

Agregue directamente mediante el sistema drag & drop sus correos directos de Outlook y visualice los correos con dentro del gestor documental.

Creación de informes con ordenación por carpetas

Puede crear para cada registro creado informes ordenados por carpetas. Esas carpetas, a su vez, pueden contener distintos documentos para ese archivo. Va a poder generar y gestionar:

Árbol de carpetas y sub-carpetas.
Las carpetas y sub-carpetas pueden contener distintos archivos.
Sistema de arrastrar y soltar entre carpetas y archivos.
Buscador de archivos.
Total flexibilidad.

Bandejas para una gestión rápida y eficiente de documentos

Nos place presentarte 4 novedades que probablemente no conozca que puedes hacer con las BANDEJAS y su gestión.

¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN LAS BANDEJAS?
Una bandeja es, como si estuviera en la oficina física, la zona donde los usuarios reciben los documentos y, desde allí, podemos clasificarlos, compartirlos, adjuntarlos o indexarlos.

Arrastrar y soltar libremente entre bandejas: Clasifique rápidamente entre las bandejas disponibles con el sistema con solo arrastrar y soltar uno o varios documentos.

Visualice, modifique, añada anotaciones o incluso firme los documentos en el visor de documentos. Haga doble clic sobre uno de los documentos de la bandeja por defecto y automáticamente lo visualizará en el panel de la derecha.

Agregue directamente nuevos documentos en registros para generar informes completos y perfectamente ordenados. Indexe un documento directamente desde una bandeja con solo indicar su tipología y arrastrando y soltando en la cajita.

Adjunte un documento con otro ya indexado creando una vista de expediente. Podrá ver los últimos documentos creados o aplicar los filtros que requiera para localizar donde lo quiere adjuntar.

Recursos y consejos

Formación gratuita

Este año, hemos iniciado una nueva iniciativa de formación y recursos gratuitos para nuestros clientes y colaboradores. Disponemos de manuales digitales actualizados, un FAQ detallado de Doceo Store y cursos gratuitos sobre Factura Electrónica y Gestión Documental, con la posibilidad de obtener un certificado para ti y para todos los miembros de tu empresa.

Aprovecha esta oportunidad para mejorar tus conocimientos y optimizar los procesos de tu empresa con nuestras soluciones. Nos comprometemos a darte las herramientas para alcanzar el éxito.

Curso del control horario

39 lecciones | 5 h de formación

Cumplimiento legal: Registra el inicio y fin de la jornada laboral según el Real Decreto-ley 8/2019.
Adaptabilidad: Totalmente personalizable para ajustarse a los requisitos de cualquier empresa.
Gestión optimizada: Simplifica la administración del tiempo y mejora la productividad.

Curso de gestión documental y facturación empresarial 2025

26 lecciones | 3 h de formación

Normativa actualizada: Conoce los detalles de la nueva regulación en facturación electrónica.
Herramienta práctica: Aprende a utilizar doceo eFact para gestionar tus facturas de manera eficiente.
Cumplimiento legal garantizado: Asegura que tu negocio esté al día con las exigencias legales.

Introducción a Doceo Store - Gestión Integral y Segura de Documentos

46 lecciones | 5 h de formación

Gestor documental.
Formación online cuando tú quieras.
Empezar como principiante y terminar siendo experto.

Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂

Colabore con nosotros: impulse su oferta digital

septiembre 2, 2025julio 9, 2026admin

Doceo News

Mayo 2025

Ofrezca a sus clientes la solución de control horario sencilla, intuitiva y eficaz que realmente usarán

Conviértete en partner de Doceo InTime y genera ingresos extra ayudando a tus clientes

Te presentamos Doceo InTime

¿Qué beneficios obtiene usted?

Contacta con un experto

En DoceoSoftware sabemos que tu papel como gestoría, asesoría o despacho profesional va mucho más allá de la contabilidad o la tramitación administrativa. Tus clientes confían en ti como referente en normativa laboral, y buscan tu consejo cuando se enfrentan a nuevos retos.

Uno de esos retos es el cumplimiento de la normativa de control horario (Real Decreto-ley 8/2019). Muchas empresas siguen utilizando métodos poco fiables, sistemas manuales que generan errores o soluciones complicadas que los empleados no usan. Esto se traduce en consultas constantes, pérdida de tiempo y riesgo de sanciones.

Por eso queremos proponerte una colaboración que beneficiará a todos:

Tú ofreces a tus clientes una solución sencilla y eficaz.
Ellos cumplen la normativa sin complicaciones.
Y tú recibes una comisión por cada empresa que se dé de alta gracias a tu recomendación.

¿Qué es Doceo InTime?

Le presentamos Doceo InTime, nuestra solución de control horario especialmente pensada para empresas de cualquier sector, tamaño o complejidad organizativa.

Sabemos que muchas asesorías y gestorías reciben consultas constantes sobre cómo cumplir con la normativa de fichaje. Y también sabemos que muchas empresas siguen utilizando sistemas complicados que sus trabajadores olvidan, no entienden o directamente no utilizan.

Con Doceo InTime, esto deja de ser un problema:

Es una solución que se adapta a la complejidad y a las necesidades de cada empresa, ofreciendo desde lo más sencillo hasta un control completo, con su modo básico o su modo avanzado, y con la capacidad de configurarse a medida para ajustarse al nivel de complejidad que requiera cada organización.
Es una plataforma flexible y modular que permite a cada empresa activar únicamente las funciones necesarias: desde un fichaje sencillo hasta una gestión avanzada de RRHH con gestión documental e incluso firma electrónica, para que los trabajadores firmen sus documentos en una misma plataforma, adaptándose perfectamente a las necesidades específicas de cada negocio.

¿Cómo pueden fichar los trabajadores?

Desde su ordenador (ideal para oficinas y despachos).
Con el móvil, estén donde estén (comerciales, personal de campo, teletrabajo).
En una tablet fija en el centro de trabajo.

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Desde el fichaje más simple hasta la gestión integral de personas.
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¿Hablamos?

¿Qué beneficios obtiene usted?

Se posiciona como un asesor actualizado y proactivo, ofreciendo una solución práctica que cumple con la normativa vigente.
Percibe una comisión por cada cliente que se registre gracias a su recomendación, generando ingresos adicionales sin complicaciones.
Recibe todo el apoyo necesario: material gráfico, presentaciones, soporte y asesoramiento para facilitar la comunicación con sus clientes.
Ahorra tiempo y evita problemas, ya que sus clientes reducirán las consultas relacionadas con fichajes erróneos o incumplimientos legales. Cumplimiento del Real Decreto-ley 8/2019.
Además, ofrecemos a sus clientes un curso de uso y configuración, en caso de que lo necesite. Todo gratis.

Y ahora, también puede convertirlo en una nueva línea de ingresos para su despacho.

Quedamos a su disposición para ampliarle la información o realizar una demostración sin compromiso.

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¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?

septiembre 2, 2025julio 9, 2026admin

¿Qué empresas están obligadas a cumplir con la normativa de accesibilidad documental en España?

Guía práctica para empresas

Quiero contactar con un experto...

Administraciones públicas y sector público

Empresas que Prestan Servicios Públicos Financiados con Fondos Públicos

Empresas Privadas en Determinadas Circunstancias

La solución integral de DoceoSoftware

¿tienes gran cantidad de documentos transaccionales?

Contacta con un experto

La accesibilidad documental es un requisito legal y ético que garantiza que cualquier persona, independientemente de sus capacidades, pueda acceder, comprender y utilizar la información en formato digital o impreso.

En España, este marco normativo se apoya principalmente en:

Real Decreto Legislativo 1/2013, que aprueba la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.
Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Real Decreto 1112/2018, sobre accesibilidad de sitios web y aplicaciones móviles del sector público (transposición de la Directiva (UE) 2016/2102).
Normas técnicas UNE-EN 301 549 y pautas internacionales WCAG 2.1.

Pero… ¿qué empresas y organizaciones están obligadas a cumplirlo?

Administraciones públicas y sector público

Las Administraciones Públicas y el Sector Público en general son los principales obligados a garantizar la accesibilidad digital, ya que gestionan servicios esenciales y afectan de forma directa a toda la ciudadanía.

Quién está incluido

Administración General del Estado (AGE): ministerios, organismos autónomos y agencias estatales.
Comunidades Autónomas: gobiernos autonómicos, consejerías y sus entidades vinculadas.
Entidades Locales: ayuntamientos, diputaciones, cabildos, consejos insulares, etc.
Organismos y Entidades de Derecho Público: agencias, institutos, consorcios y fundaciones públicas dependientes de las administraciones.
Universidades Públicas: tanto sus sedes electrónicas como sus portales informativos, intranets y plataformas educativas.
Empresas Públicas y Concesionarias de Servicios Públicos: compañías que gestionan transportes, energía, agua, telecomunicaciones, hospitales, etc., en nombre de la administración.

Qué debe ser accesible

Toda la documentación y servicios electrónicos, entre ellos:

Páginas Web corporativas y portales temáticos.
Formularios online y trámites electrónicos.
Documentos descargables (PDFs, informes, convocatorias, pliegos).
Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación de servicios.
Comunicaciones oficiales electrónicas: notificaciones, correos electrónicos, mensajes en apps o sistemas de gestión.
Plataformas educativas y administrativas: como campus virtuales, sistemas de becas o bolsas de empleo públicas.

Empresas que Prestan Servicios Públicos Financiados con Fondos Públicos

Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental. Al operar con fondos públicos, tienen la misma responsabilidad que las administraciones de asegurar que toda su comunicación con la ciudadanía sea clara, usable y accesible.

Sectores más relevantes

Transporte público: metro, autobuses, ferrocarriles.
Suministro de servicios básicos: agua, luz, gas, energía.
Telecomunicaciones y conectividad: telefonía, internet y servicios digitales básicos regulados o financiados.

Tipología de documentos

Toda la documentación y servicios electrónicos, incluyendo:

Páginas web informativas y portales de usuario.
Formularios, solicitudes y gestiones online.
Documentos descargables: facturas, contratos, condiciones de servicio, informes de mantenimiento.
Aplicaciones móviles o de escritorio vinculadas a la prestación del servicio.
Comunicaciones electrónicas oficiales y atención al cliente digital.

Modalidades de documentos

Documentos transaccionales: facturas, recibos, contratos, notificaciones de pago o de servicio. Son comunicaciones críticas, personalizadas y de obligado acceso para todos los usuarios.
Documentos simples: comunicaciones comerciales, newsletters, folletos digitales, anuncios informativos o recordatorios de servicio.

Ambos tipos de documentos, junto con los entornos digitales asociados (webs, formularios, apps, PDFs), forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM). El CCM permite a estas empresas gestionar de forma centralizada, eficiente y accesible todas las interacciones con sus clientes.

Empresas Privadas en Determinadas Circunstancias

Muchas empresas privadas que gestionan servicios esenciales bajo concesión también deben garantizar la accesibilidad documental, ya que operan con fondos públicos y afectan directamente a la ciudadanía.

Quién está incluido

Contratistas y proveedores de la Administración Pública: deben cumplir cláusulas de accesibilidad si aparecen en sus contratos.
Grandes empresas: más de 100 empleados o facturación superior a 6 millones de euros. La Ley de Discapacidad exige accesibilidad en sus comunicaciones y documentación.
Bancos, aseguradoras y empresas de servicios esenciales: tienen la obligación de ofrecer documentación contractual y comunicaciones con clientes en formatos accesibles.

Tipología de documentos

Documentos transaccionales: contratos, pólizas, extractos bancarios, condiciones generales, recibos, certificados.
Documentos simples: publicidad, campañas promocionales, emails de marketing, avisos generales.

Estos documentos forman parte de la estrategia de Customer Communications Management (CCM), que no solo asegura la accesibilidad, sino que también optimiza la relación empresa–cliente, reforzando la confianza y cumpliendo con la normativa vigente.

¿Por qué es importante?

Garantiza el derecho a la igualdad de acceso para todos los usuarios.
Cumple con las obligaciones legales (Ley de Discapacidad, contratos con la Administración, normativa europea).
Mejora la experiencia del cliente y la percepción de marca.

¿Cómo puede ayudarte Doceo Software?

Doceo Software puede acompañarte en todo el proceso práctico: auditoría de documentos actuales, diseño de plantillas accesibles, automatización de generación accesible desde tu ERP o sistema de facturación, validación automática y creación de un flujo de remediación para todo el parque documental transaccional.

Si quieres, podemos:

auditar una muestra representativa de tus documentos transaccionales;
proponer cambios en plantillas y en el pipeline de generación;
implementar comprobación automática y reporting;

Contacta con Doceo Software para una demo y descubre cómo convertir tu masa documental en un activo accesible y conforme.

Trabajamos para que tus documentos cumplan criterios técnicos (WCAG, PDF/UA, UNE-EN 301 549) y para que el proceso sea escalable.

Somos especialistas en la gestión integral de documentos digitales 360º. Tenemos dos opciones para garantizar la accesibilidad: diseñamos cualquier tipo de documento nuevo con diseño accesible o transformamos tus archivos existentes (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en formatos accesibles. Además, automatizamos flujos documentales, incorporamos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, siempre cumpliendo con la normativa vigente (Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018, Directiva UE 2019/882 y estándares WCAG 2.1/UNE-EN 301 549).

Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, PYMEs y organizaciones del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, garantizan accesibilidad y muestran el compromiso humano de tu organización. También proporcionamos informes y asesoramiento para subvenciones o certificaciones de accesibilidad.

Si quieres adaptar tus documentos, cumplir la ley y facilitar la vida de todas las personas, contacta con nosotros: evaluamos tu situación y proponemos la mejor solución para tu gestión documental.

¿tienes gran cantidad de documentos transaccionales?

Retos

Volumen masivo que impide la revisión manual de cada PDF.
Fuentes de datos variadas (ERP, CRM, plataformas e-commerce) que generan plantillas distintas.
Necesidad de preservar firma electrónica, estructura fiscal y validez legal al tiempo que se hace accesible.

¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?

DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.

Descubre más ¿Quieres contactar con un experto?

Soluciones recomendadas

Crear plantillas accesibles desde el origen: diseña las plantillas (facturas, albaranes, correos) con estructura semántica (encabezados, tablas accesibles, textos alternativos, enlaces claros) y configura el generador para que produzca PDF etiquetados o formatos accesibles. Esto evita tener que corregir documentos después.
Automatizar etiquetado y validación: integra un proceso que convierta la salida de tu ERP a PDF/UA o a formatos alternativos accesibles y que ejecute comprobaciones automáticas (checkers WCAG/PDFUA).
Gestión por capas: conserva la versión legal/fiscal y añade una capa accesible (por ejemplo, una versión HTML accesible vinculada desde el PDF o una representación accesible en el área de cliente).
Priorizar por criticidad: empieza por facturas y comprobantes que reciben consumidores con discapacidad; luego, notificaciones críticas (contratos, avisos legales).
Monitorización y reporting: genera informes de conformidad, tickets de corrección y un plan de remediación continuo.
Formación y gobernanza: forma a los equipos que diseñan plantillas y mantiene criterios de accesibilidad en los requisitos funcionales.

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Persona realizando firma biométrica digital en dispositivo electrónico

Tipos de firma electrónica: cuáles son, cómo funcionan y cuándo utilizarlas

agosto 28, 2025julio 9, 2026admin

Tipos de firma electrónica: cuáles son, cómo funcionan y cuándo utilizarlas

Descúbrelo en 3 minutos

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¿Qué debe tener en cuenta una PYME antes, durante y después de implementar la firma biométrica?

Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica

Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

Contacta con un experto

La digitalización de procesos ha transformado la forma en que las empresas y los usuarios gestionan documentos, contratos y transacciones. En este contexto, la firma electrónica se ha consolidado como una herramienta clave para agilizar la gestión documental, reforzar la seguridad y reducir costes, especialmente en entornos donde la rapidez y la validez legal son imprescindibles.

Pero ¿sabías que no todas las firmas electrónicas son iguales? En Europa, gracias al Reglamento eIDAS, existen diferentes tipos y modalidades, cada uno con su nivel de seguridad y uso recomendado.

A continuación, te explicamos qué tipos de firma electrónica existen, qué modalidades se utilizan en la práctica y cuál puede ser la más adecuada para tu negocio.

¿Qué es exactamente la firma biométrica?

El Reglamento eIDAS (910/2014), aplicable en España y en toda la Unión Europea, establece un marco legal común para la firma electrónica. Este distingue tres grandes categorías:

Firma Electrónica Simple (FES)

Qué es: Cualquier método electrónico que muestre el consentimiento del firmante.

Ejemplos:

Marcar una casilla de “Acepto” en una web.
Introducir un PIN para confirmar una acción.
Dibujar una firma en la pantalla de un dispositivo.

Nivel de seguridad: Bajo. Es válida jurídicamente, pero su fuerza probatoria depende de que se pueda demostrar quién realizó la acción.

¿Cuándo usarla?

Formularios online.
Aceptación de condiciones generales.
Procesos internos de bajo riesgo.

Firma Electrónica Avanzada (FEA)

Qué es: Un tipo de firma vinculada de forma única al firmante, capaz de identificarlo y de detectar cualquier alteración en el documento firmado.

Ejemplos:

Firma mediante certificado digital emitido a nombre del firmante.
Firma con código OTP (One-Time Password) enviado al móvil.
Validación a través de una plataforma que verifica identidad y registra evidencias.

Nivel de seguridad: Alto. Es aceptada como prueba en procesos legales y contratos con requisitos de seguridad más estrictos.

¿Cuándo usarla?

Contratos laborales.
Acuerdos comerciales.
Procesos de recursos humanos y compliance.

Firma Electrónica Cualificada (FEC)

Qué es: La forma más avanzada de firma electrónica. Requiere:

Un dispositivo cualificado de creación de firma (token, tarjeta criptográfica, etc.).
Un certificado cualificado emitido por una autoridad certificadora reconocida.

Ejemplos:

Firma con DNI electrónico.
Firma con certificado FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

Nivel de seguridad: Máximo. Tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita en toda la Unión Europea.

¿Cuándo usarla?

Contratos de alto riesgo.
Operaciones notariales o financieras complejas.
Trámites con administraciones públicas.

Otros conceptos relacionados con la firma electrónica

Además de los tipos principales, existen tecnologías que complementan o facilitan la firma electrónica:

Firma biométrica: Utiliza huella dactilar, reconocimiento facial o de voz. Se integra generalmente en FES o FEA, aportando mayor seguridad.
Firma en la nube: El certificado se guarda en un servidor seguro, accesible mediante autenticación reforzada, sin necesidad de instalarlo en el dispositivo del usuario.
OTP (One-Time Password): Código único enviado al móvil o correo electrónico, muy utilizado para reforzar la autenticación.

Modalidades de firma electrónica: cómo se realiza la firma en la práctica

Más allá del tipo legal (simple, avanzada o cualificada), en la práctica encontramos diferentes modalidades que definen cómo interactúa el usuario con el proceso de firma:

Firma electrónica presencial

El firmante acude físicamente a un punto de firma (oficina, sucursal, notaría) y realiza la firma en formato digital sobre un dispositivo (tablet, pad biométrico).

Ventajas:

Combina la comodidad del entorno digital con la verificación física del firmante.
Permite capturar datos biométricos (presión, velocidad del trazo).

Usos habituales:

Entidades bancarias y financieras.
Compraventa presencial.
Contratos donde se requiere presencia física pero con registro digital.

Firma con doble factor (2FA – Two-Factor Authentication)

El usuario debe realizar dos acciones para confirmar la firma:

Firmar el documento (dibujar firma, pulsar “acepto”).
Confirmar su identidad mediante un segundo factor: código OTP, SMS, correo, app de autenticación.

Ventajas:

Añade una capa extra de seguridad.
Reduce el riesgo de suplantación de identidad.

Usos habituales:

Contratos online con mayor exigencia de seguridad.
Procesos de recursos humanos (contrataciones, confidencialidad).
Autorizaciones sensibles.

Firma remota o “delivery”

El documento se envía al firmante por un enlace seguro (correo electrónico o SMS), y este puede firmarlo desde cualquier lugar y dispositivo.

Ventajas:

100% online, sin desplazamientos ni instalaciones.
Facilita la gestión ágil y rápida de documentos.

Usos habituales:

Contratos comerciales a distancia.
Procesos de onboarding de clientes y proveedores.
Aceptación de políticas o condiciones legales.

Beneficios de la firma electrónica para las empresas

Ahorro de tiempo y costes: Menos papel, impresiones y envíos físicos.
Mayor seguridad y trazabilidad: Evidencias electrónicas que demuestran quién, cuándo y cómo firmó.
Mejora en la experiencia del usuario: Flexibilidad para firmar en cualquier momento y lugar.
Cumplimiento normativo: Cumple con eIDAS en Europa y con regulaciones internacionales.

Documentos digitales a medida: siempre accesibles y conformes a la normativa

BioSign Forms: firma documentos hechos a medida

La firma electrónica es mucho más que una herramienta tecnológica: es un habilitador clave para la transformación digital de las empresas. Conocer sus tipos (simple, avanzada, cualificada) y modalidades (presencial, 2FA, remota) te permitirá elegir la solución más adecuada para cada proceso, asegurando no solo validez legal, sino también eficiencia y confianza.

Pero el valor de la firma electrónica no se limita al momento de firmar. Hoy en día, las empresas pueden diseñar documentos a medida, adaptados a sus procesos internos y a la experiencia que desean ofrecer a clientes y colaboradores. Esto significa que:

Documentos simples (contratos básicos, consentimientos, autorizaciones internas) pueden configurarse en formato HTML, facilitando su lectura desde cualquier dispositivo y asegurando una experiencia fluida.
Documentos transaccionales (contratos comerciales, acuerdos financieros, operaciones de compraventa) pueden generarse en PDF firmado electrónicamente, garantizando su integridad, inalterabilidad y plena validez legal.

Además, contar con documentos en estos formatos asegura que estén siempre accesibles, almacenados de manera segura y con la trazabilidad necesaria para responder ante auditorías o requerimientos legales. Así, la empresa no solo cumple con la normativa vigente (como eIDAS en Europa o RGPD en materia de protección de datos), sino que también fortalece su reputación ofreciendo procesos claros, transparentes y confiables.

La combinación de firma electrónica + documentos digitales a medida convierte cada interacción en una oportunidad de mejorar la eficiencia, la seguridad y la experiencia de usuario, construyendo una gestión documental moderna y totalmente alineada con los estándares legales.

Nombre de la cookie	Duración	Descripción	Categoría
Galetas de análisis y rendimiento
`_ga` (Google Analytics)	2 años	Identifica usuarios únicos para análisis estadístico.	Analítica
`_gid` (Google Analytics)	24 horas	Diferencia usuarios para estadísticas.	Analítica
`_gat` (Google Analytics)	1 minuto	Limita la tasa de solicitudes.	Rendimiento
`clarity` (Microsoft Clarity)	1 año	Analiza interacciones y sesiones de usuario.	Analítica
`_clsk` (Clarity)	1 día	Agrupa varias vistas de página en un solo registro de sesión.	Analítica
`_clck` (Clarity)	1 año	Identificador único del visitante.	Analítica
`AMP_TOKEN`	1 año	Gestiona identificadores de cliente y cookies AMP.	Analítica
Galetas de marketing / interacción
`joinchat_*`	Variable	Gestiona la ventana de chat con WhatsApp.	Funcional / Marketing
`fbp / fbc`	90 días	Seguimiento de campañas publicitarias de Facebook.	Marketing
`popup_anything_*`	Variable	Controla la aparición de popups.	Marketing / Funcional
Galetas de plugins funcionales
`betterdocs_*`	Variable	Funcionalidad de base de conocimiento.	Funcional
`spectra_*`	Variable	Añade blogs adicionales a Gutenberg.	Funcional
`essential_addons_*`	Variable	Funcionalidad avanzada para Elementor.	Funcional
`masteriyo_*`	Variable	Gestión de cursos LMS.	Funcional
`user_registration_*`	Variable	Registra y mantiene sesiones de usuarios registrados.	Funcional
`cf7_*`	Variable	Gestión de formularios y envío de PDF (Contact Form 7 y extensiones).	Funcional
`autoptimize_*`	Variable	Optimización de CSS, JS y caché.	Rendimiento
`wp-fastest-cache_*`	Variable	Almacenamiento en caché para mejorar la velocidad.	Rendimiento
`converter-for-media_*`	Variable	Convierte imágenes a WebP / AVIF.	Rendimiento
`yoast-seo_*`	Variable	Mejora el SEO y genera sitemaps.	Rendimiento
`userfeedback_*`	Variable	Encuestas y feedback de usuarios.	Analítica
`quiz_and_survey_*`	Variable	Gestión de cuestionarios y encuestas (QSM).	Funcional
`loco_translate_` / `locoai_`	Variable	Traducciones dinámicas.	Funcional
`ultra_addons_cf7_*`	Variable	Funcionalidad ampliada para Contact Form 7.	Funcional
`fluente_support_*`	Variable	Gestión de tickets de soporte.	Funcional

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Doceo BioSign & Store: firma PDFs y documentos a medida

Integración con Doceo Store: la solución 4 en 1 para tu firma electrónica

FORMS: crea tus propios documentos y fírmalos

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La nueva normativa sobre control horario en el trabajo 2026: cómo y cuándo habrá que fichar

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