¿Para qué sirve un gestor documental y qué ventajas tiene para las empresas?
Optimización y seguridad en la gestión de documentos empresariales
Un gestor documental es un software que ayuda a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos electrónicos de manera ágil y muy eficiente. La tendencia actual es que las empresas trabajen sin papel tanto por la necesidad medioambiental, como la legalidad que a nivel europeo nos está llegando año tras año.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es un sistema informático que permite administrar de manera centralizada toda la documentación de una empresa. Su objetivo principal es optimizar los procesos relacionados con la creación, almacenamiento, recuperación y distribución de documentos, reduciendo el uso del papel y aumentando la eficiencia operativa.
Estudios indican que las empresas que implementan un sistema de gestión documental pueden reducir hasta un 40% el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y aumentar su productividad en un 30%, gracias a la automatización de tareas y la mejora en la accesibilidad de la información.
Beneficios de un gestor documental para las empresas
Implementar un gestor documental en una empresa aporta numerosas ventajas, entre ellas:
- Acceso rápido y eficiente: Permite localizar cualquier documento en segundos mediante búsquedas avanzadas, etiquetas y categorizaciones. Esto mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a buscar información.
- Seguridad y control de acceso: Los sistemas de gestión documental incluyen permisos de usuario que garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a determinada información, reduciendo el riesgo de fugas o accesos no autorizados.
- Automatización de procesos: Facilita la automatización de flujos de trabajo, como aprobaciones, revisiones y firmas digitales, lo que agiliza las operaciones internas y reduce errores.
- Reducción de costos: Al eliminar la dependencia del papel y los costos de almacenamiento físico, una empresa puede ahorrar en impresiones, archivadores y espacio de oficina. Según estudios, la digitalización de documentos puede reducir hasta un 70% los costos operativos relacionados con la gestión documental.
- Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con regulaciones de protección de datos y normativas sectoriales al mantener un control riguroso sobre la documentación y su ciclo de vida.
- Colaboración y trabajo en equipo: Los empleados pueden acceder y trabajar en documentos de manera colaborativa, desde cualquier ubicación y en tiempo real, lo que mejora la comunicación y la eficiencia. Se estima que el trabajo en la nube y el acceso remoto pueden aumentar hasta en un 25% la productividad de los equipos.
¿Qué debes tener en cuenta para elegir tu mejor opción?
7 puntos clave que no debes ignorar
Elegir un gestor documental no se trata solo de buscar funcionalidades. Debes evaluar una solución que se adapte a las necesidades reales de tu empresa. Aquí te dejamos algunos criterios clave:
- Cumplimiento normativo: Asegúrate de que cumpla con las regulaciones exigidas por tu sector.
- Facilidad de uso: Una interfaz intuitiva reduce la curva de aprendizaje.
- Escalabilidad: Debe crecer contigo y adaptarse a futuras necesidades.
- Soporte técnico: Un buen servicio de asistencia personalizada es clave para resolver incidencias rápidamente.
- Funcionalidades específicas: No todos los gestores son iguales. Valora herramientas como control de versiones, firma electrónica o flujos de trabajo.
- Integración: Debe conectarse fácilmente con el resto de sistemas de tu empresa.
- Precio justo: Apuesta por un software que combine potencia y asequibilidad.
El futuro de los gestores documentales
Los gestores documentales han dejado de ser simples archivos digitales para convertirse en plataformas estratégicas para el crecimiento de las empresas. En el contexto actual, marcado por la transformación digital y la automatización, es imprescindible contar con una solución modular, escalable e inteligente.
Gestores documentales con módulos variables y preparados para IA
Los gestores documentales del futuro deben permitir una configuración flexible, adaptada a las necesidades reales de cada organización. Recomendamos elegir una solución que permita incluir módulos clave, que aporten valor inmediato y acompañen el crecimiento a medio y largo plazo.
Módulos esenciales para una solución todo en uno:
- Control horario y de recursos humanos
Gestión integrada de fichajes, vacaciones, permisos y fichas de personal desde el mismo entorno documental. - Firma electrónica
Flujo seguro y legal de firma de documentos, adaptable a contratos, autorizaciones y comunicaciones internas. - Factura electrónica legal
Imprescindible por su obligatoriedad normativa en fase de despliegue en España. Un gestor debe adaptarse a los cambios legales sin perder interoperabilidad. - Compatibilidad con documentos clave como contratos, pedidos y albaranes
Aunque aún no todos son obligatorios en formato digital, es previsible que lo sean pronto. Un buen gestor documental debe estar preparado para ello. - Capacidad de integración con ERP
Es crucial que el gestor documental se comunique con el sistema ERP de la empresa. Si no dispone de una integración directa, debe ofrecer una API propia que facilite el desarrollo de conexiones personalizadas.
IA e inteligencia documental: el siguiente paso
Una solución moderna debe estar preparada para incorporar módulos de inteligencia artificial, que permitan desde el reconocimiento automático de documentos (OCR avanzado) hasta el análisis de datos y flujos documentales.
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Doceo Store no es solo un gestor documental, es una oficina virtual completa, diseñada para cubrir todas las necesidades de documentación y gestión de flujos de trabajo en empresas de cualquier sector.
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