Empresas de distribución y logística
Optimiza tus entregas con nuestro software avanzado para logística, transporte y albarán digital
Las empresas de distribución y logística enfrentan desafíos únicos que requieren soluciones tecnológicas avanzadas para mejorar la eficiencia, reducir costos y garantizar la precisión en cada etapa del proceso.
Las funciones avanzadas, como la automatización de documentos y la firma electrónica, puede transformar radicalmente las operaciones de una empresa. A continuación, exploramos cómo estas herramientas pueden revolucionar su negocio y cuáles son las mejores opciones disponibles.
Diferencias entre POD, Albarán Digital y Notas de Entrega
En el ámbito del transporte, la logística y el delivery, se utilizan diversos documentos para asegurar la correcta gestión y seguimiento de los envíos. A continuación, te explico las diferencias entre POD, albarán de entrega digital y notas de entrega, y mencionaré otros documentos importantes relacionados con este sector.
POD (Proof of Delivery)
Documento que confirma la entrega correcta al destinatario, incluyendo fecha, hora, nombre y firma del receptor. Puede ser físico o digital y proporciona evidencia tangible de la entrega.
Albarán de entrega digital
Documento digital que acompaña las mercancías durante su transporte y entrega. Registra detalles de los productos entregados, incluyendo cantidades y especificaciones, facilitando el control de inventarios y la confirmación de recepción.
Notas de Entrega
Documento que detalla los bienes entregados a un destinatario. Es menos formal que un albarán de entrega y se utiliza para entregas menores o internas dentro de una organización. Puede ser en papel o digital.
Otros documentos relacionados con la logística:
- Carta de porte: Contrato entre remitente y transportista, detallando mercancías y condiciones.
- Manifiesto de carga: Lista de envíos en un vehículo.
- Guía de Remisión: Similar a la carta de porte, acompaña el transporte.
- Factura comercial: Detalles de productos vendidos y términos comerciales.
- Etiqueta de envío: Información de transporte y entrega.
- Certificado de origen: Certifica el país de origen.
- Documentos de seguro: Detallan la cobertura de mercancías transportadas.
Qué puede hacer una solución
La optimización en la logística no solo se traduce en ahorros de costos, sino también en la mejora del servicio al cliente. Un sistema bien gestionado permite:
✔ Reducción de errores: Minimizar errores en el envío y recepción de mercancías mediante el uso de albarán digital. La integración de firma digital, firma biométrica y firma electrónica garantiza la autenticidad y seguridad de los documentos.
✔ Respuesta en tiempo real: Optimizar las entregas con tracking y geolocalización para ofrecer un mejor servicio a los clientes. Estas herramientas permiten conocer la ubicación exacta de las mercancías, reduciendo tiempos y costos de transporte al mejorar la eficiencia en las rutas.
✔ Mejora en la comunicación: Facilitar la comunicación entre diferentes departamentos y con los clientes, gestionando incidencias de manera eficiente. La automatización de procesos permite una respuesta rápida y organizada, mejorando la coordinación interna y la satisfacción del cliente.
✔ Gestión de incidencias: Identificar y resolver problemas de forma inmediata, gracias a la geolocalización y el tracking, evitando retrasos y asegurando una entrega eficiente.
✔ Automatización de procesos: Agilizar las operaciones logísticas mediante la automatización de tareas repetitivas, mejorando la eficiencia y reduciendo la posibilidad de errores humanos. Esto permite a las empresas centrarse en actividades de mayor valor añadido.
Beneficios clave para empresas de distribución y logística
Las empresas de distribución enfrentan desafíos únicos que requieren soluciones tecnológicas avanzadas para mejorar la eficiencia, reducir costos y garantizar la precisión en cada etapa del proceso. A continuación, exploramos cómo estas herramientas pueden revolucionar su negocio y cuáles son las mejores opciones disponibles.
Centralización y organización de la información
- Biblioteca documental: Almacene todos los documentos en un solo lugar con capacidades de búsqueda avanzada para cualquier dato.
- Relaciones entre documentos: Establezca conexiones entre documentos relacionados para una gestión más eficiente.
- Control horario y rendimiento: Monitoree el desempeño de los empleados y el tiempo dedicado a las tareas mediante gráficos y análisis.
Eficiencia operativa
- Automatización de documentos: Genere documentos automáticamente a partir de plantillas y datos de sistemas ERP o TMS, reduciendo el tiempo y errores en su manejo.
- Gestión de tareas: Utilice herramientas de gestión de tareas para coordinar y seguir el progreso de las actividades.
Cumplimiento Normativo
- Gestión de permisos: Controle los permisos de acceso sobre usuarios y equipos de trabajo, asegurando el cumplimiento de las normativas de almacenamiento y gestión de documentos.
- Firma electrónica: Incluya firmas electrónicas biométricas que cumplen con las normativas legales, mejorando la validez y seguridad de los documentos.
Novedades para la gestión de documentos para el sector de la distribución y logística
¿Un gestor documental para la distribución?
¡Claro que sí! Una plataforma de gestión documental es una solución digital diseñada para almacenar, organizar, gestionar y rastrear documentos electrónicos de manera centralizada.
En el ámbito de la distribución y logística, este software facilita la administración de documentos clave como albaranes, notas de entrega, facturas y pedidos, brindando una solución accesible y eficiente.
Puede crear relaciones entre todos los documentos y así procesar cada cliente y sus entregas de la forma más eficiente. A prueba de inspecciones.
Gestión de comprobantes de entrega
Documentos ordenados y validación:
- Generación automática de datos: Cree comprobantes de entrega digitales bien organizados, validados y firmados mediante firma biométrica.
- Historial detallado: Realice un seguimiento de quién ha modificado un documento y en qué momento.
Mejora en la entrega:
- Documentos sin contacto: Genere comprobantes de entrega utilizando ubicación GPS y fotos, eliminando la necesidad de documentos físicos.
- Captura de datos: Capture firmas, cambios en cantidades, hora/fecha, geolocalización, fotos y códigos de barras digitalmente en un solo dispositivo.
Beneficios de la firma electrónica
La firma electrónica es una herramienta esencial que elimina la necesidad de firmas físicas, acelerando el flujo de trabajo y mejorando la seguridad.
- Rapidez y Eficiencia: Los documentos se firman y devuelven en minutos, eliminando demoras.
- Seguridad y Cumplimiento: Las firmas están cifradas y cumplen con regulaciones como el Reglamento Europeo eIDAS.
- Accesibilidad: Permite firmar documentos desde cualquier dispositivo, facilitando operaciones globales.
Automatización de documentos
La automatización es fundamental en una plataforma moderna de gestión documental. Permite la generación automática de documentos como albaranes y facturas, lo que mejora la consistencia y reduce el tiempo necesario para su creación.
- Ahorro de tiempo: Minimiza el tiempo requerido para la creación y gestión de documentos.
- Consistencia y calidad: Asegura que todos los documentos cumplan con los estándares establecidos.
- Integración: Sincroniza automáticamente los documentos con otros sistemas empresariales para una mejor coherencia.
Las mejores soluciones
Doceo POD
Doceo POD ofrece albaranes digitales, eliminando el papel y reduciendo errores y costos de impresión.
- Mejora de la experiencia del cliente y empleado. Consiga opiniones 5 estrellas de sus clientes y de sus empleados.
- Firma biométrica: Integra la firma biométrica Doceo BioSign, con validez legal y doble factor.
- Gestión completa de documentación: La plataforma gestiona toda la documentación de forma ordenada y validada, con herramientas avanzadas de gestor documental con gestión de tareas, control horario, permisos y funciones CRM.
- Permite enlazar con otros documentos como facturas, pedidos u órdenes de trabajo, entre otros.
- (Opcional) Automatización opcional con OL Connect: OL Connect automatiza la generación de documentos, extraciónde datos automatizada y mantiene un historial detallado de acciones.
Doceo BioSign Forms con Gestiona
Doceo BioSign Forms ofrece firma digital con garantías legales.
- Dispone de formularios HTML personalizados a rellenar por el cliente.
- Permite firmar documentos desde cualquier lugar con móviles o tablets, incluso offline, enviándolos al recuperar conexión.
- Incrementa la calidad y trazabilidad de los procesos de firma, asegurando transacciones seguras y rápidas.
- Se integra con sistemas externos mediante API, automatizando procesos y eliminando tareas manuales.
- La APP captura datos en tiempo real, incluyendo firmas biométricas, GPS, fotos, y más. Está disponible en iOS y Android, gestionando documentos de forma eficiente y segura, y permite compartir documentos con un clic y organizarlos por cliente o categoría.
- Dispone de la plataforma Doceo Gestiona con funciones de gestor documental.
Soluciones Objectif Lune
Capture OnTheGo de Objectif Lune digitaliza y gestiona datos desde dispositivos móviles en tiempo real. Permite capturar, procesar y enviar información como formularios, firmas y fotos directamente desde el campo. Ventajas:
- Eficiencia: Reduce la introducción manual de datos y errores.
- Accesibilidad: Captura datos sin conexión y los envía al recuperar conexión.
- Versatilidad: Maneja múltiples tipos de datos y documentos.
- Integración: Se sincroniza con sistemas existentes para una gestión fluida.
PReS Connect de Objectif Lune facilita la creación, personalización y gestión de documentos dinámicos. Ventajas:
- Eficiencia: Automatiza la producción de documentos personalizados.
- Flexibilidad: Adapta formatos y contenidos a diferentes canales.
- Integración: Se conecta con sistemas ERP y CRM para un flujo de trabajo optimizado.
PlanetPReS Connect optimiza la distribución y procesamiento de documentos multicanal. Ventajas:
- Multicanal: Envía documentos por correo, email y web.
- Automatización: Reduce la intervención manual en la gestión de documentos.
- Escalabilidad: Maneja grandes volúmenes de documentos con facilidad.
Si has llegado hasta aquí, quizás sea el momento de contactar con nosotros 🙂
