¿Qué empresas deben utilizar un registro de entrada y salida de documentos?
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En España, todas las entidades del sector público están obligadas a llevar un registro de entrada y salida de documentos, según establece la normativa vigente. A continuación te detallo quiénes están obligados y por qué:
¿Qué entidades están obligadas?
Administraciones públicas:
- Administración General del Estado
- Comunidades Autónomas
- Entidades locales (ayuntamientos, diputaciones, etc.)
- Organismos autónomos y entes públicos dependientes
Sector público institucional:
- Universidades públicas
- Empresas públicas
- Fundaciones del sector público
- Consorcios
- Otros entes instrumentales
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¿Y las empresas privadas?
Las empresas privadas no están obligadas en general a llevar un registro de entrada y salida de documentos como las administraciones públicas. Sin embargo:
- Si gestionan servicios públicos por concesión o colaboran estrechamente con una administración, podrían estar obligadas por contrato o convenio.
- En sectores regulados (sanidad, educación, energía, etc.), pueden tener obligaciones similares para cumplir con la trazabilidad documental y auditorías.
- Muchas empresas adoptan un registro interno por razones de gestión, control, auditoría o cumplimiento normativo (compliance).
Normativa aplicable
Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
- Art. 16: establece la obligación de disponer de un registro electrónico general para la entrada y salida de documentos.
Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Esquema Nacional de Interoperabilidad y Esquema Nacional de Seguridad, que regulan aspectos técnicos y de protección.
La obligación de contar con un registro de entrada y salida está recogida en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
Artículo 16. Registros
Cada Administración debe disponer de un registro electrónico general en el que consten todas las entradas y salidas de documentos.
El registro debe reflejar la fecha y hora, la identificación del remitente o destinatario y un número o código de registro.
También se relaciona con:
- Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público
- Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
- Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
- Y normas técnicas como la NTI de registro y la NTI de procedimiento administrativo electrónico
¿CÓMO DEBE SER UN REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA?
Un buen registro (manual o digital, pero preferiblemente electrónico) debe garantizar trazabilidad, integridad y acceso seguro a la información.
Características que debe tener:
- Digital y seguro: preferiblemente electrónico, con autenticación de usuarios.
- Automatizado, con asignación de un código de registro único.
- Accesible y consultable, con control de acceso según roles.
- Con sello de tiempo, para garantizar la fecha y hora exacta.
- Integrado con otros sistemas (archivo, gestor documental, tramitador).
- Con copias de seguridad y registro de auditorías.
¿Qué datos debe registrar como mínimo?
- Número o código de registro
- Fecha y hora de entrada o salida
- Identificación del remitente (entrada) o destinatario (salida)
- Órgano receptor o emisor dentro de la organización
- Medio de recepción o envío (presencial, postal, electrónico…)
- Referencia o descripción del documento
- Documentos anexos (si los hay)
- Estado del documento (pendiente, tramitado, archivado…)
