Logo de Doceo Reg, el registro de entrada y salida de documentos.

Registro documental de entrada y
salida automática

Con doceo Reg, In-N-Out Documents, cualquier movimiento documental bajo control y sin posibilidad de alteración

¡Pruébalo gratis!
¿Cómo funciona doceo REG?
FAQ: todo sobre el registro de entrada y salida
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CASOS DE ÉXITO
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Registro automático de entrada y salida de documentos según la ley

Ley 39/2015 (Administraciones públicas, entidades públicas empresariales y organismos autónomos),
Real Decreto 4/2010 (interoperabilidad y seguridad),
Ley 19/2013 (ONG con financiación pública),
Ley Orgánica 1/2002 y Ley 50/2002 (asociaciones y fundaciones).

Aplicación cloud
multiplataforma

Cumplimiento
de la ley

Llaves en mano,
muy facil de usar

Se adapata a
cualquier sector

Prueba nuestra solución hoy mismo

Solicita una demo gratuita y descubre cómo gestionar tus documentos de forma segura, rápida y cumpliendo la ley.




    ¿Cómo funciona doceo REG?

    Un registro de entrada y salida de documentos es un sistema organizado para hacer un seguimiento de los documentos que entran y salen de una organización

    Este registro es crucial para mantener un control adecuado sobre la correspondencia, garantizar la seguridad de la información y facilitar la búsqueda de documentos cuando sea necesario.

    Doceo REG, Registro de entrada y salida, es la solución completa para el registro de entrada y salida, así como para el control de documentos y registros en tu empresa. Nuestro software garantiza una gestión eficiente y segura de toda la correspondencia.

    ¿Te preguntas si estás obligado a incorporarlo en tu organización? Contáctanos para obtener orientación y descubre cómo Doceo REG puede optimizar la gestión documental y cumplir con tus requisitos de manera efectiva.

    ¡Pruébalo gratis!
    Diagrama de flujo que ilustra el proceso de registro de entrada y salida de documentos en el sistema doceo REG y sus funciones principales.

    Lo esencial de nuestro sistema

    • Todos los documentos que pasen por sus manos van a disponer de su código de entrada o de salida generado automáticamente, con posibilidad de sellado de tiempo y metadatos.
    • Para cada registro, generará un resguardo de presentación de registro.
    • Siempre podrá conocer el origen y el destino de cada documento, garantizando su integridad, trazabilidad y autenticidad.
    • Podrá consultar el historial de acciones y saber en todo momento quién la realizó.
    • Podrá realizar búsquedas totales y parciales de registros o información contenida en ellos, búsquedas de documentos por estado.
    • Generación de la copia auténtica del documento en papel a formato digital con máximas garantías.
    • Repositorio de documentos: Creación de nuevo documento y subida de este.
    • Permisos y roles de usuario 100% configurables.
    • Generación de vínculos entre registros y/o documentos.

    Más funciones para su registro de entrada y salida de documentos

    Y si esto no le parece suficiente, no se preocupe: nuestro software ofrece muchas más funcionalidades con un solo clic y es totalmente escalable. A medida que su organización crece y surgen nuevas necesidades, la solución crece junto a usted.

    Gestión de entrada y salida con workflow

    • Control completo de documentos por departamentos: RRHH, Fiscal, Administración, etc.
    • Permisos adaptables según la creación o gestión de documentos, incluso para usuarios que solo necesitan consultar información.
    • Gestión de permisos hasta el nivel de dato concreto o tipo de documento.

    Tipos de datos y digitalización

    • Compatible con distintos tipos de datos: listas, textos, archivos adjuntos, etc.
    • Integración con sistemas de digitalización: módulo de copia auténtica TWAIN, HP, integración directa o en carpeta. Pregúntenos para más opciones.

    Búsquedas avanzadas

    • Guardado de búsquedas habituales mediante filtros: por ejemplo, “solo lo que debo gestionar este mes”.

    Bandejas y flujos

    • Gestione documentos pendientes de registro o asignación a expedientes existentes mediante bandejas con flujos de validación personalizables y sistema de arrastrar y soltar, adaptando las salidas a sus procesos internos.
    • Salidas de documentos configurables mediante flujos adaptables a sus procesos internos.
    • Posibilidad de definir numeración secuencial personalizada mediante scripts internos (ej. INS-año-número).

    Seguridad y firmas

    • Módulo de firma digital y doble factor cuando se requiera.
    • Ideal para reclamaciones o documentos que necesiten informe firmado con validez legal.

    Exportación y generación de informes

    • Ordenación de documentos o registros en dosieres completos.
    • Vínculos entre documentos o registros según sus necesidades.

    Adaptabilidad y soporte

    • Nuestra solución se adapta a sus necesidades específicas: pregúntenos para personalización.
    • Podemos entregar la solución llave en mano, completamente configurada.
    • Licencias incluyen formación básica gratuita o acceso a curso online para sus trabajadores.

    FAQ: todo sobre el registro de entrada y salida

    Es un sistema que permite controlar cuándo un documento entra o sale de una organización. Con Doceo REG, este proceso se gestiona de manera digital, segura y trazable.

    Sirve para mantener un control preciso de los documentos, garantizar su integridad y cumplir con la normativa. Doceo REG automatiza este control, facilitando la gestión diaria.

    Cada documento se registra al entrar o salir, indicando fecha, hora y responsable. Con Doceo REG, este registro se realiza en bandejas digitales con flujos personalizables.

    Se registran datos como remitente, destinatario, fecha, hora, tipo de documento y estado. Doceo REG permite capturar y almacenar toda esta información de forma segura.

    Generalmente, el personal administrativo o responsable de archivo. Con Doceo REG, todos los usuarios autorizados pueden registrar y consultar documentos según permisos.

    Permite trazabilidad, integridad y control de los documentos, reduce errores y facilita auditorías. Doceo REG añade la ventaja de automatizar estos procesos y generar informes al instante.

    A través de registros manuales o digitales. Con Doceo REG, se usan bandejas y flujos de validación que garantizan un control completo y seguro.

    Permite demostrar la trazabilidad de cada documento y cumplir normativas como ISO 9001 o la Ley de Protección de Datos. Doceo REG mantiene registros auditables que facilitan la conformidad legal.

    Existen softwares de gestión documental y ERP. Doceo REG se destaca por su interfaz intuitiva, flujos personalizables y seguimiento completo de cada documento.

    Sectores y legislación

    Sector público

    La Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en España establece la obligación de contar con un sistema de registro de entrada y salida de documentos. El artículo 16 de esta ley especifica que las administraciones públicas deben tener un registro para controlar la fecha, hora y documentos presentados y que realice copia auténtica.

    Además, la ley requiere la interoperabilidad y conexión de los registros electrónicos mediante el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), facilitando el intercambio de documentos entre las administraciones. Otras normativas, como el Real Decreto 4/2010, también regulan la gestión documental en la administración electrónica para garantizar la eficacia, transparencia y seguridad en la gestión de documentos públicos en España.

    Con Doceo Reg, In-N-Out Documents, cumpla la legalidad, realice mejora de imagen y asegúrese que va a enviar sus documentos con el menor tamaño posible.

    Una mano escribe con rapidez en un teclado, representando la gestión de información digital.
    Fotografía de profesionales de diversas etnias trabajando juntos en un ambiente de oficina.

    ONG

    En España, la ley que establece la obligación para las Organizaciones No Gubernamentales (ONG) de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.

    asociaciones y fundaciones

    Aunque la Ley Orgánica 1/2002 que regula las asociaciones y funciones no especifica explícitamente la necesidad de un sistema de registro de entrada y salida de documentos, es práctica común y recomendable para las asociaciones y fundaciones implementar dicho sistema como parte de una gestión documental eficiente. 

    Con doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.

    Entidades públicas empresariales

    En España, la ley que establece la obligación de las entidades públicas empresariales de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Esta ley es de aplicación a todas las administraciones públicas, incluyendo las entidades públicas empresariales.

    En su artículo 16, de la misma Ley 39/2015 establece que las administraciones públicas deben contar con un registro para la recepción y salida de documentos, a través del cual se llevará un control de la fecha y hora de entrada y salida, así como de los documentos presentados. Esta obligación se extiende a las entidades públicas empresariales, que forman parte de la Administración Pública y deben cumplir con los principios y procedimientos establecidos en la ley.

    Con doceo Reg, In-N-Out Documents va a poder garantizar la trazabilidad, seguridad y control en la gestión documental de las entidades públicas empresariales, asegurando la correcta recepción, seguimiento y respuesta a los documentos que se reciben y emiten en el ejercicio de sus funciones.

    organismos autónomos

    Esta ley establece las normas básicas para la organización y funcionamiento de los organismos autónomos, incluyendo la obligación de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos.

    En el artículo 16 de la Ley 39/2015 se establece que los organismos autónomos deben disponer de un registro para la recepción y salida de documentos, a través del cual se realizará el control de la fecha y hora de entrada y salida, así como del contenido de los documentos presentados.

    El objetivo de esta obligación es garantizar la trazabilidad y control en la gestión documental de los organismos autónomos, asegurando la correcta recepción, seguimiento y respuesta a los documentos que se reciben y emiten en el ejercicio de sus funciones.

    Es importante destacar que, además de la Ley 39/2015, existen otras normativas específicas que pueden complementar esta obligación y establecer requisitos adicionales en materia de gestión documental para los organismos autónomos, dependiendo de su ámbito de actuación y sector al que pertenezcan.

    Casos de éxito

    Hemos ayudado a empresas de todos los tamaños a superar retos de control horario y cumplimiento legal gracias a nuestro registro.

    Dibujo que muestra una cola de personas esperando en una oficina de la administración pública.

    Transparencia, orden y legalidad garantizada

    Caso de éxito

    Ayuntamiento de Barcelona

    Copia auténtica para la documentación del registro de entrada integrada al sistema de ventana única.

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