Accesibilidad digital: hacemos tus documentos accesibles
Cumple la ley y mejora la experiencia de tus usuarios. Transformamos tus PDF, HTML y otros formatos en contenido digital 100% accesible
¿Qué es la accesibilidad documental?
La accesibilidad documental garantiza que cualquier persona, independientemente de sus capacidades, pueda acceder y comprender la información contenida en documentos digitales.
Esto es especialmente importante para personas con discapacidad visual, auditiva, motora o cognitiva, que utilizan tecnologías de apoyo como lectores de pantalla, ampliadores de texto o dispositivos de navegación alternativa.
Un documento accesible está correctamente estructurado, tiene etiquetas semánticas claras (títulos, listas, tablas, encabezados…), incluye descripciones alternativas para imágenes, permite la navegación por teclado y cumple con los estándares internacionales como las WCAG y la norma UNE-EN 301 549 aplicables en España.
Descubre si tu empresa está obligada a garantizar la accesibilidad digital. La Ley 11/2023 impone requisitos a webs, apps y documentos. Evita sanciones y convierte esta obligación en una oportunidad estratégica.
LEYES Y NORMATIVAS
¿Qué normativa aplica?
- Ley 11/2018, Real Decreto 1112/2018.
- Norma UNE-EN 301 549 sobre accesibilidad de productos y servicios TIC.
¿Desde cuándo es obligatorio?
- Para el sector público: desde el 23 de septiembre de 2019.
- Para grandes empresas: 28 de junio de 2025.
¿A quién afecta?
- Administraciones públicas, universidades, entidades financiadas con fondos públicos.
- Grandes empresas que ofrecen servicios digitales (banca, energía, telecomunicaciones…).
¿Qué documentos deben ser accesibles? Principalmente: PDF y HTML, pero también EPUB, documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
¿Es lo mismo accesibilidad y usabilidad?
No, pero son complementarios
A menudo se confunden los términos accesibilidad y usabilidad, pero no significan lo mismo. Aun así, están estrechamente relacionados, y trabajar ambos de forma conjunta mejora la experiencia digital para todas las personas.
- Accesibilidad: permite que cualquier persona, independientemente de sus capacidades físicas, sensoriales o cognitivas, pueda acceder y utilizar un producto o servicio. Por ejemplo, una web accesible debe poder leerse con un lector de pantalla o navegarse únicamente con el teclado.
- Usabilidad: es la facilidad con la que alguien puede utilizar un producto para alcanzar sus objetivos. Se basa en la claridad, la coherencia y la rapidez con la que se aprende a usar. Es un pilar de la experiencia de usuario (UX), ya que busca que la interacción sea sencilla e intuitiva.
Una web puede ser accesible pero difícil de usar, o muy usable pero inaccesible para personas con necesidades específicas. Por eso, accesibilidad y usabilidad deben ir de la mano para lograr una experiencia inclusiva y eficaz.
¿Qué hacemos por ti?
Con más de 18 años de experiencia, en DoceoSoftware somos especialistas en la gestión de objetos digitales y en la automatización de procesos documentales. Ofrecemos soluciones avanzadas para la creación de contenidos digitales, gestión documental web, flujos de validación, clasificación automática, extracción de información, optimización del peso de archivos, mejora de calidad, identificación de contenidos, archivo a largo plazo y firma digital —incluyendo firma biométrica y con doble factor de autenticación—. También somos expertos en digitalización masiva y accesibilidad documental.
La investigación, el desarrollo y la innovación forman parte de nuestro ADN. Nuestras soluciones están presentes en todo tipo de organizaciones: grandes corporaciones, pymes, microempresas y administraciones públicas, tanto locales como autonómicas y estatales.
Con un firme compromiso con la accesibilidad, integramos soluciones que abarcan todo el ciclo de vida documental, garantizando una gestión eficiente, inclusiva y conforme a la normativa vigente.
Además, somos el principal distribuidor en España, Portugal y Andorra de Upland Objectif Lune, compañía internacional líder en soluciones de composición documental, automatización de procesos de gestión, comunicación multicanal y captura de datos. Gracias a esta alianza, reforzamos la accesibilidad documental y la generación de contenidos digitales, ofreciendo así una solución documental integral de 360°.
Auditoría de accesibilidad documental
Analizamos tus documentos para verificar si cumplen con las normativas WCAG, PDF/UA y la legislación española sobre accesibilidad.
Corrección y adaptación de tus documentos
Convertimos y adaptamos tus PDFs para que sean accesibles, manteniendo o actualizando su contenido según necesites.
Creación desde cero de documentos accesibles
Diseñamos formularios, plantillas y comunicaciones adaptadas desde el inicio, garantizando accesibilidad en todos los formatos.
¿Tienes mil cosas por hacer?
En solo 15 minutos te contamos todo lo que necesitas saber, sin rodeos y sin compromiso. Así tú sigues con lo importante.
Cobertura integral para toda tu documentación digital
En DoceoSoftware ofrecemos una solución completa para garantizar la accesibilidad de todos tus documentos digitales, tanto si estás en fase de creación como si ya los tienes generados.
¿Necesitas crear documentos accesibles desde cero?
Te ayudamos a generar documentos PDF o HTML que cumplan con las normativas de accesibilidad (como WCAG o PDF/UA). Integra la accesibilidad desde el inicio del flujo de trabajo y evita correcciones posteriores.
Nuestro equipo de UX te acompaña en el diseño y optimización de la experiencia de usuario para que tus documentos sean claros, fáciles de navegar y completamente accesibles para todas las personas, garantizando así el máximo impacto y cumplimiento legal.
¿Ya tienes documentos creados y no son accesibles?
Adaptamos tus PDFs para que cumplan con los estándares exigidos: etiquetas adecuadas, orden lógico de lectura, texto alternativo en imágenes y mucho más. Podemos mantener el diseño original o realizar modificaciones y actualizaciones según prefieras. Tú decides.
Todo el flujo de accesibilidad en un solo lugar
Desde la detección de necesidades hasta la entrega del documento accesible, te acompañamos en cada paso del proceso.
- Cumple con la normativa.
- Mejora la experiencia de todos tus usuarios.
- Evita riesgos legales.
- Refuerza tu compromiso con la inclusión.
¿Tienes otros formatos? Consulta con nuestro equipo: te asesoramos sobre la mejor forma de adaptarlos.
¿Sabías que…? En España, la Ley General de los Derechos de las Personas con Discapacidad (Real Decreto Legislativo 1/2013) obliga a las empresas de más de 50 trabajadores a contratar al menos un 2% de personas con discapacidad.
Pero no basta con cumplir la cuota: ¿Tus documentos digitales están adaptados para ser accesibles?
En DoceoSoftware te ayudamos a evaluar, adaptar y garantizar la accesibilidad de tu documentación digital (PDF, HTML y otros formatos).
✅ Cumple con la normativa
✅ Asegura la inclusión real
✅ Evita riesgos legales
¿Hablamos? Te informamos sin compromiso.
¿Qué aporta la accesibilidad a tus documentos digitales?
La accesibilidad no es un extra opcional, sino un pilar fundamental en la gestión de tus comunicaciones. Una plataforma CCM (Customer Communications Management) va más allá de la simple generación de archivos: integra herramientas que garantizan que cada documento —ya sean cartas, facturas, informes o notificaciones— cumpla con los estándares de usabilidad para cualquier usuario, incluidos aquellos con discapacidad visual, auditiva o motriz.
Al aplicar criterios de accesibilidad:
- Mejoras la legibilidad: textos estructurados con encabezados, listas y descripciones alternativas para imágenes facilitan la navegación, tanto en pantalla como a través de lectores de pantalla.
- Cumples con la normativa: adaptarte a pautas como las WCAG y la European Accessibility Act evita sanciones y refuerza tu reputación corporativa.
- Amplías tu audiencia: al hacer tus documentos inclusivos, no solo atiendes a más clientes, sino que demuestras un compromiso real con la igualdad de oportunidades.
- Optimizas la experiencia de usuario: la accesibilidad suele coincidir con la claridad y la eficiencia, beneficiando a todo tipo de receptor, no solo a quienes utilizan tecnologías asistivas.
Más adelante, profundizaremos en cómo funciona este proceso dentro de nuestra solución —incluyendo ejemplos concretos, integraciones técnicas y casos de uso— para que veas de primera mano cómo transforma tu gestión documental en un activo accesible y eficiente.
¿Qué documentos deben ser accesibles?
Todos los documentos digitales que se comparten con clientes, usuarios o ciudadanos deben ser accesibles, especialmente cuando se trata de información relevante, legal o contractual.
La normativa vigente en España establece que cualquier contenido digital publicado en sitios web o enviado electrónicamente por organismos públicos y, próximamente, por grandes empresas, debe estar adaptado para ser accesible a personas con discapacidad.
Esto incluye:
- PDF interactivos: facturas, formularios, contratos, notificaciones, comunicados internos o externos.
- Documentos ofimáticos: Word, Excel y PowerPoint que se publiquen en webs o se compartan con usuarios.
- Documentos web en HTML: contenido estático y dinámico, formularios online, secciones informativas, etc.
- ePubs y otros formatos de lectura digital utilizados para manuales, catálogos o publicaciones institucionales.
Asegurar la accesibilidad de estos archivos no solo es una obligación legal, sino también una muestra de compromiso con la inclusión y la equidad digital.
Documentación transaccional vs. estática
¿Sabes qué tipo de documentos genera tu empresa y por qué es clave tenerlo en cuenta?
¿Qué es un documento estático?
Es un documento que no cambia una vez creado. Suele diseñarse de forma manual, y su contenido no se adapta al usuario final. Algunos ejemplos son:
- Manuales de uso
- Folletos en PDF
- Políticas de empresa
- Informes generales
¿Qué es un documento transaccional?
Son documentos dinámicos y personalizados generados automáticamente a partir de datos de cliente o transacciones. Cambian según cada destinatario. Ejemplos:
- Facturas
- Extractos bancarios
- Notificaciones personalizadas
- Confirmaciones de pedidos
En el entorno empresarial digital, es fundamental diferenciar entre documentos transaccionales y documentos estáticos, especialmente al hablar de accesibilidad, automatización y cumplimiento normativo.
¿Por qué es importante tener esto en cuenta?
- Accesibilidad: Los documentos transaccionales deben ser accesibles para todos los usuarios, ya que contienen información crítica y personal.
- Automatización: Saber qué tipo de documento necesitas te permite implementar soluciones CCM que optimicen la generación y entrega.
Cumplimiento normativo: La ley exige accesibilidad en documentos clave, especialmente si contienen datos personales o son esenciales para el cliente. - Experiencia de cliente: Un documento mal diseñado o inaccesible puede generar frustración o incluso pérdida de confianza.
Casos de éxito
Caso de éxito: una entidad financiera europea mejora la accesibilidad documental sin cambiar su infraestructura
Contexto
Una reconocida entidad financiera con presencia en varios países europeos, especializada en productos para particulares y empresas —como cuentas bancarias, préstamos, seguros y servicios de inversión— se enfrentaba a un nuevo reto normativo: cumplir con las exigencias de accesibilidad digital establecidas por la European Accessibility Act y otras directivas nacionales.
Para garantizar el acceso igualitario a la información, necesitaban ofrecer sus comunicaciones en formato PDF accesible a personas con discapacidad visual, cognitiva o con el uso de tecnologías asistivas.
El reto
La entidad almacenaba grandes volúmenes de documentos en formato AFP dentro de un repositorio centralizado. Aunque su sistema de composición permitía generar PDFs accesibles, hacerlo durante la creación de cada documento implicaba duplicar archivos: mantener el formato original y, además, guardar una versión accesible. Esto suponía un aumento considerable del tiempo de procesamiento, el uso de servidores y el coste de almacenamiento.
Además, esta solución solo aplicaba a documentos nuevos, sin resolver el problema de los millones de archivos ya archivados durante años.
El objetivo
La empresa buscaba una solución más eficiente: poder generar PDFs accesibles solo cuando un cliente los solicitara, directamente desde los datos almacenados en formato AFP, sin tener que rediseñar su infraestructura ni alterar los flujos de trabajo que ya funcionaban correctamente. Todo el proceso debía ser rápido: apenas unos segundos por documento.
La solución
Se implementó una arquitectura que convierte los documentos a PDF accesible en tiempo real, únicamente cuando un usuario lo requiere. Los archivos siguen almacenados en su formato original, y el sistema genera la versión accesible al instante, cumpliendo con las directrices WCAG 2.0 y los estándares europeos.
Gracias a plantillas configurables, cada tipo de documento incluye orden de lectura, etiquetas semánticas, texto alternativo y demás elementos necesarios para garantizar su correcta interpretación por lectores de pantalla y otras herramientas. Esta estructura también permite reutilizar los documentos en otros formatos accesibles, como HTML, braille o letra grande, sin tener que rehacer el trabajo.
Resultados
Ahora, cualquier cliente puede recibir su comunicación en formato accesible —ya sea una notificación reciente o un documento antiguo— en solo unos segundos. La empresa ha conseguido cumplir con la normativa sin interrumpir sus operaciones ni aumentar su infraestructura.
Además, al evitar la necesidad de guardar versiones duplicadas de cada archivo, estiman un ahorro de millones de euros en costes de almacenamiento a largo plazo, todo mientras mejoran la experiencia de sus clientes y refuerzan su compromiso con la inclusión.
Caso de éxito: Una administración pública garantiza la accesibilidad digital de sus comunicaciones para personas jubiladas
Contexto
Una entidad pública española, responsable de gestionar y enviar documentación a personas jubiladas (como extractos de pagos, comunicaciones informativas y certificados fiscales), debía garantizar que todos sus documentos digitales fueran accesibles según la normativa vigente en materia de igualdad y no discriminación por razón de discapacidad.
Con una población mayoritariamente envejecida y con riesgo de pérdida de visión, la accesibilidad digital era una necesidad tanto legal como ética. Además, debía garantizarse sin alterar la infraestructura tecnológica existente y cumpliendo plazos muy ajustados de entrega.
El reto
Cada mes, se generan cientos de miles de documentos electrónicos que deben entregarse digitalmente en menos de 24 horas. La entidad necesitaba transformar estos archivos en PDFs accesibles según las pautas WCAG 2.0 nivel AA, sin depender de procesos manuales ni aumentar los costes de infraestructura.
El principal reto consistía en mantener el formato original (AFP), realizar la conversión bajo demanda y entregar el documento accesible al instante, sin interrumpir los flujos operativos ni los canales de entrega ya en funcionamiento.
La solución
Se implantó una solución automatizada para convertir archivos AFP en PDFs accesibles en cuestión de segundos. Esta transformación se realiza únicamente cuando una persona usuaria solicita el documento, lo que evita almacenar duplicados y permite mantener los procesos actuales intactos.
Gracias al uso de plantillas configurables, se establecen criterios de lectura, estructura semántica, encabezados, tablas y otros elementos necesarios para garantizar la navegación mediante tecnologías de asistencia como lectores de pantalla.
Resultados
- Más de 600.000 documentos digitales se transformaron en PDFs accesibles en pocos meses.
- La velocidad de conversión se multiplicó, reduciendo el tiempo de procesamiento hasta un 66% en comparación con soluciones anteriores.
- Se mantuvo la infraestructura existente, sin necesidad de invertir en almacenamiento adicional ni en formación específica para el personal.
- Las personas usuarias pueden ahora acceder a sus documentos de forma autónoma y segura, cumpliendo plenamente con los requisitos de accesibilidad digital.
Caso de éxito: Aseguradora española mejora la accesibilidad de sus documentos sin cambiar su sistema
Contexto
Una gran aseguradora del sector salud en España, comprometida con la inclusión digital, necesitaba ofrecer sus comunicaciones en formatos accesibles a personas con discapacidad visual o cognitiva. Su objetivo era cumplir con la normativa vigente sobre accesibilidad digital, como el Real Decreto 1112/2018, y garantizar el acceso igualitario a la información para todos sus clientes.
El reto
La mayoría de los documentos, como explicaciones de beneficios, facturas y extractos, se almacenaban en un sistema de gestión documental en formato AFP y se presentaban a los clientes a través de la web en HTML y PDF.
La empresa buscaba una solución que:
- No obligará a modificar su infraestructura actual.
- Se integrará con su sistema documental.
- Permitiera convertir documentos automáticamente a formatos accesibles (PDF y HTML).
- Fuera escalable para seguir creciendo en el futuro.
La solución
Con la implementación de una arquitectura avanzada y el uso de herramientas como AccessibilityNow Gateway y Designer, la aseguradora pudo automatizar la conversión de sus archivos AFP a PDF y HTML accesibles bajo demanda.
El proceso garantiza que el contenido se mantenga íntegro, en el orden de lectura correcto y compatible con tecnologías de asistencia.
Los documentos se generan solo cuando el cliente los solicita, evitando duplicar archivos y sin necesidad de almacenar versiones accesibles de forma permanente.
Resultados
- Cumplimiento con la normativa española y europea en accesibilidad digital.
- Generación de PDFs y HTML accesibles en segundos, sin cambiar su sistema actual.
- Ahorro en costes de almacenamiento.
- Mejora significativa en la experiencia de usuario para clientes con discapacidad.
- Gracias a esta solución, la aseguradora garantiza que todos sus clientes, sin excepción, puedan acceder a sus documentos digitales de forma clara, segura y autónoma.
