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¿Para qué sirve un gestor documental y
qué ventajas tiene para las empresas?
Enero 16, 2023
Un gestor documental es un software que ayuda a las empresas a organizar, almacenar y compartir documentos electrónicos de manera ágil y muy eficiente. La tendencia actual es que las empresas trabajen sin papel tanto por la necesidad medioambiental, como la legalidad que a nivel europeo nos está llegando año tras año.
Ventajas de usar un gestor documental
Algunas de las ventajas de utilizar un gestor documental incluyen:
- Facilidad de acceso CLOUD: los documentos están almacenados en una sola ubicación centralizada y se pueden acceder desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a internet.
- Mejora de la colaboración entre equipos: los empleados pueden trabajar en documentos simultáneamente y compartirlos con facilidad.
- Mayor seguridad de acuerdo con la legalidad vigente: los documentos están protegidos contra pérdida y acceso no autorizado mediante mecanismos de seguridad avanzados.
- Mayor eficiencia y rapidez, mayor ahorro: los documentos están organizados de manera lógica, lo que facilita su búsqueda y recuperación.
- Mejora de la productividad: los empleados pueden dedicar menos tiempo a buscar documentos y más tiempo a realizar tareas importantes.
- Reducción de costos, sobre todo los relacionados con el papel y el almacenaje: los documentos electrónicos ocupan menos espacio físico y son más fáciles de copiar y distribuir, lo que reduce los costos de almacenamiento y distribución.
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