¿Cómo funciona la factura electrónica en 2025? Explicación fácil y clara
Todo en menos de 5 minutos
Hace unas semanas se publicó el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación y la estandarización de los formatos de los registros. Este reglamento detalla cómo aplicar la normativa de factura electrónica y se ajusta a la normativa VeriFactu, que regula el funcionamiento del software.
Durante mucho tiempo, los fabricantes hemos recibido información incierta y especulaciones sobre su aplicación. Ahora, con el texto oficial en mano, sabemos exactamente qué exige y cómo nos afecta. Y la buena noticia es que, en general, no ha traído grandes sorpresas.
Pronto publicaremos un artículo para contarte todo lo que necesitas saber sobre esta normativa, pero de una manera sencilla y fácil de entender.
¿Reglamento? ¿Qué reglamento? Todo lo que debes saber sobre la factura electrónica y sus normativas
Aunque hemos hablado mucho sobre la firma electrónica, los avances reales han sido recientes. Dos normativas clave afectan a quienes trabajamos con facturación electrónica: VeriFactu y Crea y Crece. Estas leyes han generado incertidumbre sobre su aplicación. La obligación de facturación electrónica será escalonada: las empresas con ingresos superiores a 8 millones de euros deberán implementarla un año después de la aprobación de la orden, mientras que las más pequeñas lo harán en 2027.
Sin embargo, hace unas semanas se publicó el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación y la estandarización de los formatos de los registros. Este reglamento aclara cómo se debe aplicar la normativa de factura electrónica y se alinea con la normativa VeriFactu, enfocada en el funcionamiento del software de facturación.
Durante mucho tiempo, los fabricantes recibimos información poco clara y muchas especulaciones sobre cómo se implementaría. Ahora que ya contamos con el texto oficial, sabemos exactamente qué exige y cómo nos afecta. Y, en general, no ha traído grandes sorpresas.
En este artículo, te vamos a contar de manera sencilla cuáles son los puntos más importantes de este reglamento y qué debes tener en cuenta.
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Los artículos más importantes del reglamento explicados para todos los públicos
Los puntos clave que realmente necesitas controlar son pocos, y en realidad, son bastante fáciles de entender si se te explican de manera clara. Hay ciertos artículos que es importante conocer para asegurarte de que todo está en orden, pero también hay otros que solo deben sonarte, ya que te sirven más para evitar que te engañen con el tipo de software que debes utilizar. No se trata de memorizar todo, sino de saber qué aspectos son cruciales para el cumplimiento y cuáles son simplemente detalles que te ayudarán a tomar decisiones informadas.
Artículo 8: Requisitos de los sistemas informáticos de facturación
Este artículo explica qué debe tener un sistema de facturación para cumplir con las leyes fiscales. Los puntos más importantes son:
- Seguridad y envío automático: El sistema debe garantizar que las facturas no se puedan modificar sin que se note y debe permitir el envío automático y seguro a la Agencia Tributaria.
- Integridad: Una vez creada una factura, no se puede modificar ni eliminar. Si es necesario corregir algo, debe hacerse con una nueva factura.
- Trazabilidad: Las facturas deben estar ordenadas de manera que se pueda saber fácilmente en qué orden fueron emitidas y poder seguir su rastro.
- Conservación y acceso: Las facturas deben almacenarse de manera segura y ser accesibles durante el tiempo que lo establezca la ley (4 años), además de poder ser descargadas.
- Registro de eventos: El sistema debe registrar todas las acciones realizadas, como quién ha accedido o modificado la información, para poder comprobar que todo se ha hecho correctamente.
- Acceso controlado: La información fiscal debe estar separada de la información personal o confidencial, y solo las personas autorizadas deben poder acceder a ella.
En resumen, el sistema de facturación debe ser seguro, fiable y garantizar que todo esté ordenado y registrado para facilitar su verificación en caso de necesidad.
Les factures s’han de conservar durant el termini que estableix la Llei 58/2003, que habitualment és de 4 anys, tot i que en alguns casos pot arribar fins a 6 anys en funció del tipus d’operació o inspecció pendent.
Artículo 9: Generación del registro de facturación de alta
Los sistemas de facturación deben crear automáticamente un «registro de alta» cada vez que se haga una factura. Este registro debe hacerse justo antes de que se emita la factura o al mismo tiempo que se crea. Lógico, ¿verdad?
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Artículo 10: Contenido del registro de facturación de alta
El registro de facturación de alta es un archivo creado por el sistema de facturación, que debe incluir toda la información detallada sobre cada factura que se emita. Esto asegura que todo quede bien documentado y organizado para cumplir con las normas fiscales.
La información que debe incluir es:
- Datos del emisor: El nombre, número de identificación fiscal (NIF) y la razón social de la persona o empresa que emite la factura.
- Datos del destinatario: El NIF y el nombre de la persona o empresa que recibe la factura, si es obligatorio.
- Detalles de la factura: Número de la factura, fecha de emisión, tipo de factura (completa o simplificada), si es una factura rectificativa (corrigiendo otras facturas), y si reemplaza facturas anteriores.
- Descripción de la operación: Una breve descripción de los productos o servicios facturados.
- Detalles del IVA: Importe total de la factura, base imponible, IVA aplicado, tipo de IVA y si la operación está exenta de IVA.
- Datos adicionales: El código del sistema de facturación, la fecha y hora exacta de creación del registro, y otras características que permiten identificar el registro.
Condiciones importantes:
- Todos los montos deben estar en euros, y si se utiliza otra moneda, se debe convertir a euros.
- También se debe guardar un «rastro» de los registros anteriores para poder verificar el historial de cada factura.
En resumen, cada factura generará un «registro de alta» con toda esta información detallada, para que todo quede registrado correctamente y cumpla con las leyes fiscales.
Artículo 11: Generación y contenido del registro de facturación de anulación
Si se emite una factura incorrecta, se debe generar un «registro de anulación» para cancelar esa factura y su registro.
Este registro de anulación debe incluir:
- El nombre, NIF (número de identificación fiscal) y datos de la persona o empresa que hace la anulación.
- Si el registro lo hizo la misma persona que emitió la factura o alguien más, como el destinatario o un tercero.
- El número de la factura que se está anulando.
- La fecha en que se emitió la factura que se anula.
- Si no es la primera anulación, también se debe incluir la información de la factura anterior (número y fecha).
- El código de identificación del sistema que se usó para hacer la anulación.
- La fecha y hora exacta en que se hace la anulación.
- Cualquier otra información que explique cómo se hizo la anulación.
Artículo 12: protege la integridad y autenticidad de las facturas
El artículo 12 del reglamento establece que cada vez que se emita o anule una factura, el sistema debe generar una huella digital única (hash), similar a una firma electrónica. Esto asegura que la factura no pueda ser alterada posteriormente. Además, los registros deben estar firmados electrónicamente para garantizar su autenticidad.
Por otro lado, el artículo 7, que es el que menciona el 12, se enfoca en los requisitos técnicos: los programas deben cumplir con la legislación tributaria, garantizar la protección de datos y asegurar que los registros se gestionen de forma segura, incluso si varias empresas usan el mismo sistema.
Exige tus derechos: ¿Qué debes pedirle a tu software de facturación según el reglamento?
Certificación de los sistemas informáticos (Artículo 13):
Las personas o empresas que desarrollan sistemas informáticos de facturación deben asegurarse de que su sistema cumple con la normativa tributaria. Para ello, deben firmar una «declaración responsable», que es un documento que confirma que su sistema cumple con todas las reglas. Esta declaración debe estar visible en el sistema y también debe entregarse al cliente cuando compre o use el sistema. Si alguien lo pide, el productor o vendedor del sistema debe entregar esta declaración, junto con detalles sobre cómo funciona el sistema y su lugar de fabricación.
Verificación del cumplimiento por parte de la Administración Tributaria (Artículo 14):
La Administración Tributaria tiene el derecho de comprobar que los sistemas informáticos están cumpliendo con las normas. Puede ir a donde se esté usando el sistema, pedir acceso a los registros de facturación, y verificar que todo esté en orden. Además, puede pedir copias electrónicas de los registros para asegurarse de que se están guardando correctamente. Si es necesario, también puede pedirle a las empresas que desarrollan estos sistemas que les proporcionen información adicional para comprobar que todo se cumple correctamente.
Remisión de registros de facturación a la Administración Tributaria (Artículo 15):
Las empresas que usan sistemas informáticos para generar facturas pueden, de manera voluntaria, enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma segura y electrónica, siguiendo las normativas técnicas establecidas.
Sistemas de emisión de facturas verificables (Artículo 16):
Los sistemas informáticos que cumplen con todas las normativas y envían los registros de facturación de forma continua, segura y correcta a la Agencia Tributaria se consideran «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU». Estos sistemas son automáticamente conformes con las reglas del Reglamento y no necesitan firmar electrónicamente las facturas, solo generar un «hash» o huella digital.
Si una empresa opta por este sistema, debe comenzar a enviar los registros de facturación electrónicamente a la Agencia Tributaria y mantener esta opción, al menos, hasta el final del año en que se realizó el primer envío.
Comprobación de la factura registrada y verificada por la AEAT (Artículo 17):
El receptor de una factura, ya sea una empresa o un consumidor, puede enviar voluntariamente información de la factura a la Agencia Tributaria. Este proceso se realiza a través del código QR de la factura, utilizando un dispositivo que pueda leerlo y transmitir los datos. La Agencia Tributaria ofrece una aplicación o página web para recibir esta información y mostrar los datos del código QR de manera legible.
Si la factura incluye la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», el receptor podrá verificar que la factura ha sido enviada correctamente a la Agencia Tributaria por parte del emisor. Este proceso no constituye una denuncia pública, sino simplemente una revisión de la veracidad de la factura.
Además, la Agencia Tributaria puede utilizar esta información para llevar a cabo sus funciones y asegurarse de que todo esté en orden con los impuestos.
