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5 trucos para reducir el papel en tu empresa

Dile Adiós al papel

Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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Reducir el papel en tu empresa no solo ayuda al medio ambiente, sino que también mejora la eficiencia, reduce costes y evita pérdidas de documentos. A continuación, encontrarás recomendaciones que van de las más sencillas a implementar hasta soluciones más avanzadas y especializadas en software.

5 trucos para tu empresa

1. Digitaliza tus documentos básicos

El primer paso para reducir el papel es digitalizar todo lo que puedas: facturas, albaranes, contratos y pedidos. Esto te permite:

  • Acceder a documentos desde cualquier lugar.
  • Evitar que se pierdan o se dañen.
  • Ahorrar espacio en archivos físicos.

Recomendación práctica: Empieza por escanear los documentos que se usan más a diario. Puedes usar apps de escaneo en el móvil o un escáner de oficina. Una vez digitalizados, archívalos en carpetas organizadas por cliente, proyecto o fecha.

2. Cambia a la facturación y albaranes electrónicos

Si todavía imprimes facturas o albaranes, es hora de pasarte a la versión digital. Esto es especialmente útil para el transporte y la logística, donde los documentos físicos se pierden con facilidad.

Ventajas:

  • Reducción de errores en la facturación.
  • Trazabilidad de entregas en tiempo real.
  • Menor necesidad de archivado físico.

Recomendación práctica: Implementa sistemas como Doceo BioSign Delivery para firmar albaranes digitalmente desde cualquier dispositivo, con validez legal.

3. Utiliza formularios y documentos rellenables

Muchos documentos internos todavía se imprimen porque necesitan rellenarse manualmente: partes de trabajo, hojas de control, incidencias… Aquí entran los formularios digitales:

  • Se pueden rellenar directamente en el ordenador o tablet.
  • Permiten firmas electrónicas.
  • Se integran con sistemas de gestión de la empresa.

Recomendación práctica: Prueba herramientas como Doceo BioSign Forms, que permiten diseñar formularios personalizados, rellenables y firmables digitalmente.

4. Implementa flujos de aprobación digitales

A medida que tu empresa crece, los documentos necesitan pasar por varias personas para aprobarse. Evitar el papel en estos procesos:

  • Reduce tiempos de aprobación.
  • Evita errores por versiones diferentes de documentos.
  • Permite un historial completo de cambios y firmas.

Recomendación práctica: Configura workflows digitales donde cada responsable pueda aprobar o rechazar documentos directamente desde el software, eliminando impresiones y escaneos innecesarios.

5. Centraliza la gestión documental en un software especializado

El paso más avanzado es integrar toda la gestión documental en un software especializado, donde todo se hace de forma digital y automatizada. Esto incluye:

  • Albaranes y facturas electrónicas.
  • Firmas digitales con validez legal.
  • Flujos automatizados de aprobación y notificación.
  • Informes y control de trazabilidad.

Recomendación práctica: Para empresas grandes, un sistema integral de POD con flujos automatizados permite gestionar cientos de entregas, documentos y firmas sin tocar papel. Para PYMES, soluciones como Doceo BioSign Delivery y Doceo BioSign Forms ofrecen todas las ventajas sin costes inesperados.

3 trucos totalmente especializados en softwareles

  1. Automatiza la generación de albaranes y facturas: Configura tu ERP o software de gestión documental para que los documentos se generen automáticamente tras cada pedido o entrega, listos para enviar digitalmente.
  2. Integra la firma electrónica en todos los procesos: No solo albaranes: contratos, autorizaciones internas y partes de trabajo pueden firmarse digitalmente, manteniendo validez legal y registro de auditoría.
  3. Usa dashboards de control digital: En lugar de revisar montones de papeles, utiliza paneles que te muestren en tiempo real entregas completadas, documentos firmados y procesos pendientes, permitiendo decisiones rápidas y seguras.

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