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Qué hacer si no encuentras el software que necesitas para tu empresa

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Dibujo humorístico que muestra a una persona sentada frente a un ordenador, con el fondo 'NoTienesTiempo_fondo', transmitiendo una sensación de prisa o falta de tiempo." Esta es la opción más cercana al original.

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¿Por qué no encuentras el software que realmente necesitas?

¿Adaptamos nuestros procesos al software o el software a nuestros procesos?

Tipos de software y sus características

Cómo decidir y actuar cuando no encuentras el software ideal

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¿Quién no ha visto decenas de promesas sobre el “mejor software del mercado”?

Cada día nos bombardean con mensajes sobre lo fácil que sería nuestra vida si usáramos esta o aquella herramienta, cuánto tiempo nos ahorraría y cuántas tareas automatizaría. Pero luego llega el momento de probar esa solución “perfecta” y… sorpresa: justo esa función que para nosotros es imprescindible no existe.

¿Te suena familiar? A nosotros también. Seguramente, en algún momento, te habrás hecho preguntas como:

  • ¿Nos conviene desarrollar software a medida o comprar uno ya hecho?
  • ¿Qué tipos de empresas de software existen?
  • ¿Nuestro proceso es lo suficientemente particular como para justificar un desarrollo propio?
  • ¿Cuál es la mejor opción para nuestro caso?

Como expertos en desarrollo de software empresarial, queremos ayudarte a identificar qué solución puede ser más beneficiosa a corto, medio y largo plazo. En este artículo encontrarás consejos prácticos, ejemplos reales y criterios claros para tomar decisiones más informadas sobre software.

¿Por qué no encuentras el software que realmente necesitas?

Empecemos por lo más evidente: hay varias razones por las que ninguna solución “lista para usar” encaja perfectamente con tu empresa.

La solución es muy específica o vertical: El software general cubre áreas como contabilidad, CRM o gestión documental. Pero si lo que buscas es algo como:

  • Gestión documental con flujos legales específicos
  • Integraciones muy concretas con sistemas internos
  • Cumplimiento normativo local

…es posible que no exista un paquete que cumpla con todo de manera exacta.

El mercado está fragmentado: Muchas empresas de software se enfocan en soluciones genéricas, dejando de lado necesidades sectoriales muy concretas. Además, esta tendencia parece ir en aumento debido a la enorme competencia en el sector.

Tus requisitos son combinados: Cuando necesitas combinar funcionalidades como control horario + firma legal + gestión documental + integración con ERP, rara vez un paquete estándar puede cubrirlo todo de manera efectiva.

Las “trampas” del marketing: Existen soluciones que prometen hacerlo todo y gratis desde el primer momento. Te das de alta, pruebas la plataforma un tiempo… y resulta que para usar más funciones tienes que pagar. Muchas soluciones ampliamente anunciadas ofrecen funciones limitadas bajo el supuesto “gratis”.

 

Dos repartidores de servicio de delivery llevando cajas de pedidos

¿Adaptamos nuestros procesos al software o el software a nuestros procesos?

Esta es una de las preguntas más habituales. Te ayudamos a analizar los pros y los contras de cada enfoque… o incluso de un punto intermedio.

Adaptar tus procesos al software existente

Es recomendable cuando:

  • Tus procesos son similares a los estándares del sector.
  • No quieres invertir demasiado.
  • Necesitas salir rápido al mercado.

Ejemplos: usar un ERP estándar o un CRM convencional.
Objetivo: hacer la empresa eficiente siguiendo procesos probados.

Desarrollar software a medida

Conviene cuando:

  • Tienes requisitos muy específicos.
  • Tu proceso es un diferenciador competitivo.
  • No existe ninguna solución en el mercado que se acerque.

Ejemplos: procesos legales muy concretos, cumplimiento normativo único, flujos internos característicos.
Objetivo: alinear la tecnología con tu modelo de negocio único.

Un modelo híbrido: software estándar con desarrollos a medida

Esta opción suele funcionar cuando:

  • Parte del proceso se ajusta a estándares, pero necesitas funcionalidades específicas.
  • Quieres aprovechar los costes bajos y la estabilidad de un software estándar.
  • Buscas diferenciarte mediante personalizaciones estratégicas.
  • Deseas facilitar el mantenimiento a largo plazo.

En muchos casos, esta es la mejor opción: una base sólida combinada con extensiones específicas que cubran tus necesidades únicas.

Tipos de software y sus características

Conocer los tipos de proveedores te ayuda a elegir la opción más adecuada. Te los describimos:

A. Software empaquetado (standard)

Programas diseñados para un público amplio, listos para usar:

  • ERP como Business Central, SAGE 50, JDE, SAP u Odoo
  • CRM como Salesforce o HubSpot
  • Suites ofimáticas como Microsoft 365

Ventajas: probados.
Desventajas: poca personalización; tras varias horas de uso, puede que descubras funciones básicas que no están incluidas y sus precios son elevados.

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B. Software configurable

Es software estándar, pero con opciones de configuración:

  • Workflows personalizables
  • Campos que puedes crear
  • Integraciones modulares

Ejemplos: Doceo Store para gestión documental con módulos adaptables.

Ventajas: más flexible que el estándar.
Desventajas: sigue limitando ciertos requisitos muy específicos.

C. Software a medida (custom)

Se construye exclusivamente para tu empresa y puede cubrir todo lo que necesites:

  • Procesos específicos
  • Integraciones internas
  • Automatización personalizada

Ejemplos: un sistema interno desarrollado con Doceo Store que automatiza flujos legales, integra ERP y CRM propios y gestiona compliance normativo único.

Ventajas: se ajusta 100% a tus necesidades.
Desventajas: coste y tiempo más elevados.

D. Híbridos: plataforma + personalización

Combina lo mejor de ambos mundos:

  • Usas una plataforma sólida como base

  • Construyes extensiones a medida

Ejemplos: Un gestor documental potente como Doceo Store + personalización de procesos internos.

Ventajas: equilibrio entre coste y ajuste a tus necesidades; llaves en mano, uso desde el primer día, formación a medida y control total del proyecto.
Desventajas: requiere buena gobernanza tecnológica.

Cómo decidir y actuar cuando no encuentras el software ideal

Test rápido: ¿Qué tipo de software te conviene?

Responde estas preguntas para orientarte:

  1. ¿Tus procesos son bastante estándar o muy específicos?
  2. ¿Tu ventaja competitiva depende de procesos internos únicos?
  3. ¿Quieres una implementación rápida o puedes esperar un desarrollo más largo?
  4. ¿Tu presupuesto permite pagar más por una solución a medida o prefieres minimizar costes iniciales?
  5. ¿Necesitas flexibilidad para personalizar solo algunas partes o todo debe ser a medida?

Resultados orientativos:

  • Mayoría de respuestas estándar → software empaquetado o configurable
  • Procesos muy específicos o ventaja competitiva → software a medida
  • Equilibrio entre rapidez y personalización → modelo híbrido

Recomendaciones prácticas

  • Define claramente qué necesitas y qué es imprescindible antes de hablar con proveedores.
  • Considera dividir el desarrollo en fases: empezar por lo esencial y añadir funcionalidades progresivamente, pagando poco a poco. Puede que sea más asequible económicamente.
  • Pide una demo de funcionalidades clave antes de comprometerte (aunque sea un producto gratis).
  • Evalúa costes, tiempos y riesgos de cada opción: estándar, híbrido o a medida.

Nuestra experiencia: la mayoría de empresas opta por una base sólida + personalizaciones estratégicas, minimizando riesgos y costes.

Si quieres, puedes ponerte en contacto con nosotros y contarnos tus necesidades.

En pocos minutos responderemos todas tus dudas… ¡y probablemente te sorprenderás con los precios!

Si ha llegado hasta aquí, quizá sea el momento de contactar con nosotros 🙂



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