ESPECIALISTAS EN LA GESTIÓN DE OBJETOS DIGITALES
Somos especialistas en la gestión de objetos digitales; clasificación automática de documentos, extracción de información, reducción de peso, mejora de la calidad, identificación de contenidos, archivo a largo plazo, firma digital de documentos mediante digitalización o importación. Estudiamos cada necesidad de nuestro cliente, y junto a AREAK, valoramos una solución personalizada en sistemas de captura y digitalización de cualquier tipo de datos en soporte papel para su posterior tratamiento.
doceo facCert
La gestión más completa para las facturas de proveedor
Doceo facCert es la solución para escanear, procesar y clasificar masivamente facturas de proveedor en papel o en formato electrónico de una manera global, sencilla y personalizable.
VENTAJAS
- Identificación automática del receptor, CIF del emisor, número de la factura y apartados sin aprendizaje previo.
- Con lectura automática de datos de cabecera.
- Lectura automática de líneas de detalle con validación: básica o avanzada (*).
- Identificación automática del proveedor, con posibilidad de validación contra los datos maestros del cliente.
- Generación de documentos PDF a color optimizados, ocupando poco espacio y sin perder calidad.
- Generación de meta datos personalizadas para integración con los procesos posteriores del cliente.
- Con control de acceso y trazabilidad de los documentos.
Doceo FacCert asegura el cumplimiento de la normativa aplicable, en concreto con el RGPD, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación del Real Decreto 1619/2012
TIEMPO
¿Dedica mucho tiempo con el proceso de indexación de sus documentos?
IMAGEN
Mejora las imágenes para facilitar la lectura del documento o para poder garantizar que se vean sellos o marcas.
LECTURA AUTOMÁTICA
Básica: Información general (cabecera). Avanzada: Extracción de línea.
CASOS DE USO
MedicVet es una empresa de productos de veterinaria para granjas.
Reciben todas las facturas por correo electrónico y disponen de un proceso automático de descarga de las facturas y este extrae los datos. Una vez extraídos los datos, el sistema comprueba si la factura ha sido contabilizada ya.
Normalmente, la factura todavía no ha sido contabilizada aún y por eso no dispone de su asiento contable. Las facturas no contabilizadas se quedarán a la espera de ser contabilizada posteriormente.
Una vez se han contabilizado, el sistema que ha extraído los datos busca de forma automática el nuevo asiento. Si lo localiza y los datos comparados cuadran entre sí (número de factura, fecha, CIF emisor y receptor y el total del importe), la factura es enviada al gestor documental doceo Store o el que tenga habilitado la empresa.
En el caso de que no cuadren los datos o no esté contabilizada, seguirá en el buzón de pendientes de revisión. De esta manera, la factura, en el caso de que haya un dato mal contabilizado, estará en el buzón pendiente. A demás, el sistema dispone de digitalización certificada, de manera que lo que se ha descargado en el buzón, si existiera en papel, puede ser destruido (o archivado).
Así, MedicVet consigue gestionar un volumen considerable al mes de facturas de proveedor de manera rápida, ágil y con un equipo ajustado, sin agobios ni necesidad de refuerzos en momentos de más trabajo.
Zapatos Esteban es una empresa con tiendas de zapatos distribuidas a lo largo del territorio. Sus stocks provienen de diversos proveedores, nacionales e internacionales, y cada uno de ellos tiene su propio formato.
La entrada de facturas es por correo electrónico con un proceso de descarga automático y vía digitalización con un driver TWAIN. Doceo facCert lee los datos básicos de contabilización (número de factura, fecha, CIF emisor, CIF receptor e importes) de forma automática.
Un usuario valida los datos leídos y transfiere las facturas a doceo Store y al sistema contable.
El sistema está homologado por la AEAT y se podrá destruir el papel de las facturas.
De este modo, Zapatos Estaban gestiona sus facturas de proveedor de diferentes orígenes y formatos de manera rápida y ordenada.
Construct es una empresa de materiales para la construcción con envíos, a través, de una flota de camiones propia, a cualquier punto del país.
Reciben variedad de documentos: facturas de proveedor, pedidos, albaranes… Una buena parte de todos ellos los reciben por correo electrónico, pero casi todos los albaranes de entrega de la flota, los reciben en papel y son escaneados. Disponen de un proceso automático de lectura automática con extracción los datos.
Cada factura se compara con un modelo y también contra albarán y/o pedido. Todas las facturas que cuadran, se transfieren automáticamente a doceo Store o el gestor documental que tenga la empresa. Las facturas que no cuadran, se revisan a mano. Disponen de un sistema ágil de incidencias que facilita la revisión.
Una vez hecha esta verificación, se transfieren automáticamente como las primeras y se envía a doceo Store para su comprobación y finalmente a contabilización.
De esta forma, Construct gestiona un volumen considerable de facturas cada semana y con la extracción de datos de línea facilita el trabajo a diferentes departamentos a hacer su trabajo.
Ferreterías García vende tanto a profesionales como al detalle, y tiene un sistema en el que el cliente puede generar el albarán automáticamente en formato electrónico. Una vez generado este es indexado al sistema.
Adicionalmente, el albarán se envía al cliente para que lo firme (*).
Una vez firmado, se escanea, se lee el código de barras o mediante OCR el código de albarán y la fecha y si todo cuadra se envía todo ya como validado al gestor documental.
(*)Disponemos de doceo Firma Biométrica integrada a nuestras soluciones como doceo Store, el gestor documental inteligente.
doceo Store
El Gestor Documental Inteligente
doceo Store es la solución completa para toda la gestión de la documentación de una empresa. Recomendamos su uso con nuestras soluciones.
VENTAJAS
- Aplicación web multiplataforma: Se adapta a cualquier dispositivo y para su funcionamiento solo se requiere de internet. Perfectamente adaptado al teletrabajo.
- Procesos más rápidos y en tiempo real: Automatice aquellos procesos administrativos que consumen mucho tiempo y consulte en tiempo real su actividad documental.
- Cumplimiento de la ley: Creación de copias auténticas cumpliendo así la normativa vigente (Ley 39/2015).
- Soluciones llaves en mano: Le ofrecemos la aplicación llaves en mano y con la formación necesaria para que usted y su equipo puedan extraer el máximo provecho desde primer día.
- Adaptación a cualquier tipo de empresa: Disponemos de módulos propios para que sus flujos se adapten a todas sus necesidades.
- Actualizaciones, novedades y soporte: Podemos garantizar que su solución siempre dispondrá de actualizaciones, novedades y soporte.
doceo BCode
Digitalización con lectura de código de barras
Doceo BCode es la solución de digitalización de documentos a través de código de barras que separa los documentos y los renombra. Dos modalidades en la misma solución: Entry / Advance.
VENTAJAS
- La lectura por código de barras ahorra la preparación de la documentación con separadores.
- Digitalización o importación directa de documentos en PDF proveniente de un multifuncional, correo electrónico, carpeta de origen, fax…
- Reducción inteligente del tamaño del documento.
- Separación automática de los documentos según la configuración del código de barras.
- Lectura del código de barras en cualquier posición del documento.
- Validación manual de los datos que no cumplen determinadas características preestablecidas.
- Uso intuitivo muy fácil y ágil.
La opción advance además permite:
- Envío al gestor documental.
- Opción de validar datos contra sistemas externos.
- Clasificación de documentos según su estado de lectura, información externa, etc. con opción de validar todos los documentos antes de transferencia.
- Mejora de imagen para optimizar la calidad de la lectura.
Mapa de Soluciones Doceo Software
