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PDF accesibles: la nueva obligación europea y por qué la remediación ya no es opcional
Cumplir con la normativa y mejorar la experiencia de todos los usuarios es posible
Desde el 28 de junio de 2025 ha entrado plenamente en vigor en la Unión Europea el European Accessibility Act (EAA) o Ley Europea de Accesibilidad, que establece requisitos obligatorios para que productos y servicios digitales sean accesibles para todas las personas.
Y entre los servicios expresamente afectados se encuentran los documentos PDF y la información digital que se pone a disposición del público.
Esto implica que cualquier organización —empresa, administración o entidad del tercer sector— debe garantizar que sus documentos cumplen criterios de accesibilidad, especialmente cuando forman parte de procesos de atención, contratación o comunicación con clientes y ciudadanos.
¿Qué significa “remediar” un PDF?
La remediación o PDF remediation es el proceso técnico mediante el cual un documento:
- se etiqueta estructuralmente (títulos, párrafos, listas, tablas…);
- incorpora texto alternativo en imágenes;
- define un orden de lectura correcto;
- garantiza la navegación mediante teclado;
- y cumple los criterios de accesibilidad recogidos en PDF/UA, WCAG 2.1 y la normativa EN 301 549.
Dicho de forma simple: consiste en transformar un PDF “plano” en un documento comprensible por lectores de pantalla y navegable para cualquier usuario.
La normativa que lo exige en Europa
La base normativa actual se apoya en tres pilares:
European Accessibility Act (EAA) – Directiva 2019/882
Aplicable desde junio de 2025, obliga a que la información y documentación asociada a servicios cubiertos por la Directiva sea accesible.
Afecta especialmente a:
- plataformas digitales,
- servicios bancarios,
- comercio electrónico,
- telecomunicaciones,
- transporte,
- servicios de lectura digital,
- administraciones que ofrezcan servicios equivalentes al sector privado.
EN 301 549
Es la norma técnica de referencia en Europa para accesibilidad de productos y servicios TIC.
Incluye requisitos específicos para:
- documentos electrónicos,
- contenido web,
- software,
- lectores de documentos,
- y formatos PDF accesibles.
Los documentos deben ser perceptibles, operables, comprensibles y robustos, según los criterios WCAG y PDF/UA.
Reglamento (UE) 2016/2102 (sector público)
Obliga a que las webs y aplicaciones móviles del sector público ofrezcan documentos descargables accesibles.
Aunque va dirigido a administraciones, muchas empresas que trabajan con ellas quedan indirectamente afectadas.
Entonces, ¿qué significa cumplir con la norma?
Que cada PDF que se publica o envía como parte de un servicio debe:
- Tener estructura lógica y etiquetas correctas
- Contener texto alternativo en imágenes
- Tener lectura secuencial correcta
- Ser compatible con tecnologías de asistencia
- Cumplir con PDF/UA o con los criterios equivalentes de WCAG / EN 301 549
- Mantener contrastes adecuados, descripciones y elementos interactivos accesibles
En caso contrario, una auditoría puede determinar incumplimiento de accesibilidad digital.
¿Quieres ayuda para evaluar la accesibilidad de tus documentos?
DoceoSoftware puede acompañarte en el proceso de diagnóstico y adecuación legal y técnica, cumpliendo con los estándares como WCAG y EN 301 549.
Descubre más¿Quieres contactar con un experto?¿Necesitas ayuda?
En Doceo Software entendemos que la accesibilidad no es solo una obligación, sino una oportunidad para llegar a más personas. Por eso ofrecemos:
- Estudio personalizado de tus documentos: analizamos el estado actual de tus PDFs para evaluar su accesibilidad.
- Diseño de documentos accesibles a medida: creamos o rediseñamos PDFs cumpliendo con las normativas vigentes.
- Adaptación de documentos existentes: desde un único PDF hasta documentos transaccionales que se generan automáticamente según las necesidades de tus clientes o usuarios.
Nuestro objetivo es que tu organización cumpla con las normativas de accesibilidad y ofrezca una experiencia inclusiva a todas las personas.
En el ámbito de la comunicación con clientes existen diferentes tipos de documentos digitales. Conocerlos es clave para entender cómo gestionarlos y garantizar su accesibilidad.
¿Qué son los documentos transaccionales?
Los documentos transaccionales son aquellos que se generan como parte de un proceso o interacción concreta con el cliente. Contienen información personalizada y, a menudo, de carácter legal o contractual. Por su importancia, deben ser accesibles para todas las personas, incluidas aquellas con discapacidad visual.
Ejemplos de documentos transaccionales:
- Facturas
- Recibos
- Contratos
- Notificaciones de pago
- Comunicaciones críticas de servicio
Estos documentos suelen ser obligatorios, requieren trazabilidad y deben cumplir con normativas tanto de protección de datos como de accesibilidad digital.
¿Qué son los documentos simples?
Los documentos simples son comunicaciones menos críticas y generalmente con contenido estándar o informativo. Aunque también pueden personalizarse, no tienen el mismo nivel de obligatoriedad o formalidad que los transaccionales.
Ejemplos de documentos simples:
- Comunicaciones comerciales
- Newsletters
- Folletos digitales
- Anuncios informativos
- Recordatorios de servicio
Aunque sean menos formales, también conviene diseñarlos accesibles para no excluir a ninguna persona usuaria.
Diseño de documentos accesibles a medida
Somos especialistas en diseño y gestión integral de documentos digitales accesibles a medida.
Trabajamos 360º para que tu organización cumpla con la normativa vigente y facilite el acceso a la información a todas las personas.
Ofrecemos dos grandes soluciones: diseñamos desde cero cualquier tipo de documento con criterios de accesibilidad o transformamos tus archivos actuales (PDF, HTML, Word, Excel, etc.) en versiones plenamente accesibles.
Además, automatizamos flujos documentales, integramos firma electrónica y biométrica, y digitalizamos documentos físicos, todo bajo estándares como la Ley 11/2018, el Real Decreto 1112/2018, la Directiva UE 2019/882 y las normas WCAG 2.1/UNE-EN 301 549.
Atendemos administraciones públicas, grandes empresas, pymes y entidades del tercer sector, ofreciendo soluciones personalizadas que mejoran la eficiencia, refuerzan la imagen inclusiva de tu organización y garantizan accesibilidad real.
Preguntas frecuentes sobre la remediación PDF y la accesibilidad documental
¿Puedo hacerlo yo mismo si solo tengo unos pocos documentos? Sí, si trabajas con muy pocos PDFs al mes puedes remediarlos tú mismo utilizando herramientas gratuitas que autoetiquetan, corrigen la estructura, permiten añadir descripciones alternativas y validan la accesibilidad.
¿Y qué pasa si manejo un volumen grande? En cuanto entran en juego documentos transaccionales generados de forma masiva y frecuente —facturas, certificados, nóminas, contratos, notificaciones automáticas, documentación recurrente…— la remediación manual deja de ser viable y la accesibilidad debe integrarse directamente en el flujo de generación para asegurar el cumplimiento normativo sin aumentar la carga operativa.
¿Necesito ayuda para saber qué opción es mejor para mí? Si quieres comprobar si tus documentos cumplen la normativa europea vigente, automatizar la creación de PDFs accesibles, adaptar tus sistemas actuales (ERP, CRM, portales) o remediar un gran volumen ya existente, podemos hacer una valoración rápida y orientarte.
