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El nuevo registro de jornada: crónica de una reforma anunciada (y todavía pendiente)
¿Qué puede cambiar realmente en el control horario a partir de 2026 y por qué las empresas no pueden mirar hacia otro lado
El registro de jornada laboral no es una novedad en el ordenamiento jurídico español. Desde la reforma del Estatuto de los Trabajadores de 2019, todas las empresas están obligadas a registrar la hora de inicio y de finalización de la jornada. No obstante, cinco años después, el debate continúa plenamente abierto.
El registro de jornada se ha consolidado como una herramienta central de la política laboral del Gobierno, tanto para combatir las horas extraordinarias no declaradas como para posibilitar una futura reducción de la jornada laboral. Sin un sistema de control horario fiable y objetivo, cualquier reducción del tiempo de trabajo queda jurídicamente debilitada.
En este contexto, durante los últimos meses el Gobierno ha impulsado una reforma del control horario orientada a hacer obligatorio el registro digital, eliminando los sistemas manuales o fácilmente manipulables. El proyecto de Real Decreto prevé registros más detallados, accesibles y bajo un mayor control de la Inspección de Trabajo.
Esta iniciativa responde a la experiencia inspectora, que ha puesto de manifiesto que muchos sistemas actuales son formales o incompletos y no garantizan un control real de la jornada. Además, la implantación de los nuevos sistemas avanza de manera desigual en muchas empresas.
Finalmente, la reforma se enmarca en un paquete más amplio de cambios laborales, como la reducción de la jornada a 37,5 horas y el refuerzo del derecho a la desconexión digital, situando el control horario como pieza clave para garantizar el cumplimiento efectivo del tiempo de trabajo.
Cronología de los últimos pasos en control horario (España):
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2019: Reforma del Estatuto de los Trabajadores. Obligación general de registrar el inicio y el fin de la jornada.
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2024: Acuerdo Gobierno–sindicatos para reducir la jornada a 37,5 horas; el control horario se vuelve clave.
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2025: Impulso de un proyecto de Real Decreto para hacer obligatorio el registro digital, reforzar la Inspección y mejorar la fiabilidad de los sistemas.
Contexto político y jurídico: ¿Por qué volvemos a hablar del registro de jornada?
El registro de jornada laboral no es una novedad en el ordenamiento jurídico español. Desde la reforma del Estatuto de los Trabajadores de 2019, todas las empresas están obligadas a garantizar un sistema de control horario que permita registrar la hora de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. Sin embargo, cinco años después, el debate continúa plenamente abierto.
El motivo es claro: el registro de jornada se ha convertido en una pieza clave de la política laboral del Gobierno. No solo como instrumento de lucha contra las horas extraordinarias no declaradas, sino también como elemento estructural para hacer posible una futura reducción de la jornada laboral. Sin un sistema de control horario robusto y fiable, cualquier intento de reducir el tiempo de trabajo queda jurídicamente debilitado.
Esta realidad explica por qué el Ministerio de Trabajo ha vuelto a poner el foco en el registro de jornada. La experiencia inspectora ha puesto de manifiesto que, a pesar de la obligación legal, muchos sistemas actuales son formales, incompletos o fácilmente manipulables. El registro existe, pero a menudo no cumple su función real de control.
La estrategia del Ministerio: de la ley al Real decreto
El giro hacia el Real Decreto no es casual ni meramente técnico. Responde a una decisión política muy concreta: avanzar en la regulación del registro de jornada sin pasar por el Parlamento.
Desde el punto de vista jurídico, la diferencia es relevante.
Una ley requiere debate parlamentario, enmiendas, mayorías y, a menudo, concesiones políticas. Un reglamento —como el Real Decreto— puede ser aprobado por el Gobierno, siempre que se mantenga dentro del marco legal existente y no invada materias reservadas a ley.
El Ministerio sostiene que el nuevo texto no crea una obligación nueva, sino que desarrolla y concreta una obligación ya existente en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esta interpretación es clave: es la que permite justificar que el cambio se haga por vía reglamentaria.
Así, el Real Decreto se presenta como un despliegue técnico del registro de jornada: define sus requisitos, el contenido mínimo, el formato, las garantías de acceso y conservación, y refuerza los mecanismos de control y sanción. En la práctica, sin embargo, el impacto es profundo y va mucho más allá de una simple aclaración normativa.
En cuanto a la tramitación, el proyecto ya ha superado fases internas e informes preceptivos, aunque no está aún aprobado definitivamente. Los plazos son inciertos y el calendario político puede alterarlos, pero existe un consenso bastante amplio en un punto: la probabilidad de que el Real Decreto llegue a ver la luz es elevada, aunque sea con ajustes o una entrada en vigor diferida.
Para las empresas, esto plantea un escenario incómodo pero realista: prepararse para una norma que aún no existe formalmente, pero que puede llegar con poco margen de reacción.
Y es aquí donde el debate deja de ser político para convertirse en estratégico.
Un aviso para las empresas
Aunque el texto definitivo del Real Decreto no se ha publicado, el contexto político y jurídico permite avanzar una clara conclusión: esta reforma no es coyuntural ni improvisada. Responde a una estrategia sostenida y es muy probable que acabe aprobándose, con ajustes, pero sin un cambio de rumbo sustancial.
El uso del reglamento como herramienta de control
El proyecto de Real Decreto no pretende, formalmente, crear nuevos derechos u obligaciones sustantivas, sino establecer requisitos técnicos y funcionales del registro de jornada. Pero este desarrollo reglamentario puede tener efectos muy profundos en la práctica:
- Reducir drásticamente la discrecionalidad empresarial.
- Limitar o eliminar determinados sistemas considerados poco fiables.
- Facilitar el acceso directo e inmediato de la Inspección de Trabajo a los registros.
Desde un punto de vista jurídico, nos encontramos ante un ejemplo clásico de cómo el reglamento puede convertir una obligación genérica en una exigencia muy concreta y difícil de eludir.
QUÉ DICE LA NORMATIVA ACTUAL (Y QUE CONTINUA VIGENTE)
El registro de jornada hoy: qué es obligatorio y qué no
La obligación de registrar la jornada laboral está establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que define la base normativa actual. Este artículo establece que todas las empresas deben garantizar un registro fidedigno de la jornada de todos los trabajadores, sin excepciones por tamaño de la empresa ni tipo de contrato. Esto incluye trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial y con contratos eventuales.
El contenido mínimo del registro, tal como exige la normativa vigente, es la hora de inicio y de finalización de la jornada diaria. No hay obligación de registrar pausas ni actividades concretas, aunque los convenios colectivos pueden ampliar esta información. La norma deja, por tanto, un amplio margen sobre cómo implementar el registro, pero su obligatoriedad es universal e incuestionable.
Jurisprudencia clave: objetivo, fiable y accesible
La jurisprudencia de los tribunales ha sido clara en tres puntos fundamentales:
- Objetivo y fiable: El registro debe reflejar la realidad del tiempo efectivo de trabajo. Esto significa que no se puede manipular unilateralmente ni falsear las horas trabajadas. El registro debe ser verificable y susceptible de comprobación por inspección laboral o por la empresa, en caso de conflicto.
- Ausencia de sistema único: La normativa no impone un formato específico. Los tribunales han validado tanto sistemas en papel como digitales, siempre que cumplan los requisitos de objetividad y fiabilidad. Esto permite a las empresas adaptarse según su estructura y recursos.
- Accesibilidad: El registro debe ser accesible para el trabajador y para la inspección. Esto garantiza la transparencia y la posibilidad de reclamación si hay discrepancias.
En resumen, cualquier sistema que garantice estas tres condiciones es válido, pero se debe evitar prácticas que puedan alterar unilateralmente los datos.
El régimen sancionador del registro de jornada es claro: la inspección de trabajo puede imponer multas y sanciones si detecta incumplimientos, y la empresa es responsable incluso si el error no es intencionado. Las sanciones pueden ser de carácter administrativo y económico, con importe según la gravedad del incumplimiento.
Además, en caso de conflicto laboral, se presume a favor del trabajador. Esto significa que si no hay un registro fiable, el tribunal puede aceptar como ciertas las horas declaradas por el trabajador, incluyendo horas extraordinarias no pagadas. Esta presunción también impacta los contratos a tiempo parcial, ya que la falta de registro puede demostrar efectivamente que el trabajador ha realizado más horas de las establecidas en el contrato.
Por lo tanto, aunque la norma permite flexibilidad en el formato del registro, no registrar o registrar mal puede tener consecuencias legales muy relevantes, especialmente en reclamaciones de compensación de horas trabajadas y en inspecciones laborales.
LOS GRANDES PROBLEMAS PRÁCTICOS DEL REGISTRO
Aunque la normativa actual y la jurisprudencia establecen los principios básicos del registro de jornada, en la práctica persisten situaciones complejas que dificultan la implementación uniforme y fiable del registro:
- Trabajo itinerante y teletrabajo: Los trabajadores que no están en un lugar fijo, como comerciales, técnicos de mantenimiento o profesionales en teletrabajo, plantean un reto: cómo registrar con exactitud el tiempo efectivo de trabajo cuando la entrada y salida no se producen en una oficina o centro físico. Las soluciones digitales basadas en geolocalización o aplicaciones pueden ayudar, pero existen preocupaciones sobre privacidad y fiabilidad.
- Viajes y desplazamientos: El tiempo que un trabajador pasa en desplazamientos entre distintos lugares de trabajo o en viajes laborales a menudo no queda claro si cuenta como jornada efectiva. La normativa exige el registro de todo el tiempo trabajado, pero los sistemas tradicionales no suelen diferenciar entre tiempo productivo y tiempo de desplazamiento, creando vacíos o interpretaciones diversas.
- Tiempo de disponibilidad, guardias y esperas: Los trabajadores de guardia o con periodos de disponibilidad presencial o remota plantean otro problema: cómo medir y registrar correctamente el tiempo “activo” versus el tiempo de disponibilidad pasiva. La falta de indicaciones claras sobre estos periodos genera incertidumbre legal y dificultades para cumplir con el registro.
- Pausas, desayunos, comidas y “tiempo gris”: Existe un espacio ambiguo entre la jornada laboral efectiva y las pausas no remuneradas o mínimas. El tiempo dedicado a desayunar, comer o a actividades intermedias sin productividad directa a menudo queda fuera del registro, pero puede ser considerado parte de la jornada según las condiciones concretas del trabajo. Este “tiempo gris” es difícil de cuantificar y de tratar de manera uniforme, especialmente en sectores con horarios fragmentados o rotativos.
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Nuestro sistema es escalable y compatible con diversos convenios laborales, garantizando que el registro horario sea eficiente y sin complicaciones, independientemente del tamaño de la empresa o del sector.
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Versión web por PC: perfecta para trabajadores de despacho, con acceso desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Interfaz intuitiva y flexible.
APP por móvil o tablet: registra la entrada y la salida desde cualquier lugar con sólo unos clics. Ideal para trabajadores desplazados o en tareas fuera de la oficina.
Dispositivo de punto fijo: para oficinas, almacenes o centros con presencia física. Garantiza un registro preciso y accesible a todos los empleados.
EL ANTEPROYECTO DE REAL DECRETO: ¿QUÉ CAMBIA?
Principios del nuevo modelo de registro
El anteproyecto propone un modelo claramente digital y uniformizado, con objetivos que buscan mejorar la transparencia y la seguridad jurídica:
- Digitalización obligatoria: El registro en papel pasa a ser opcional o residual; el objetivo es garantizar trazabilidad, fiabilidad y acceso en tiempo real. Esto facilita la gestión interna y la inspección laboral, pero obliga a las empresas a invertir en herramientas tecnológicas y a formar a los trabajadores.
- Objetividad, fiabilidad y accesibilidad redefinidas: El anteproyecto establece criterios más estrictos para que el registro sea independiente de la voluntad del trabajador y del empresario, con garantías de que los registros no puedan ser manipulados unilateralmente y sean fácilmente accesibles para todas las partes.
- ¿Fin del papel? Aunque no se elimina del todo, el papel deja de ser suficiente como soporte principal; la digitalización es la norma y el registro manual solo sería aceptable como excepción controlada.
- Digitalización obligatoria con trazabilidad y acceso en tiempo real.
- Objetividad, fiabilidad y accesibilidad garantizadas, sin manipulación.
- Fin del papel: registro manual sólo como excepción controlada.
El nuevo contenido mínimo del registro
El anteproyecto amplía y precisa qué elementos deben constar en el registro:
- Identificación del trabajador y tipo de jornada: Cada registro debe especificar claramente quién es el trabajador y si tiene jornada completa, parcial, flexible, por turnos, etc.
- Inicio y fin con hora y minuto: La normativa deja claro que no basta con la fecha; es necesario registrar hora y minuto exactos de entrada y salida.
- Pausas no consideradas «tiempo de trabajo»: Las pausas reglamentarias (desayuno, comida, descansos) no cuentan como horas trabajadas, aunque deben registrarse como períodos no laborales.
- Presencialidad, teletrabajo y conciliación: El registro debe reflejar dónde se realiza la jornada: oficina, domicilio u otro lugar, incorporando información que permita gestionar conciliación y derechos asociados al teletrabajo.
- Tiempo de espera y disponibilidad: Se recoge la necesidad de registrar períodos de guardia, disponibilidad y espera, aunque no se consideren horas efectivas, para garantizar transparencia y cálculo correcto de compensaciones.
- Totalizaciones y trazabilidad: Cada registro debe ser resumido y verificable: total de horas, control de desviaciones respecto a la jornada pactada, y posibilidad de auditoría interna y externa. Esta trazabilidad es clave para evitar litigios y sanciones.
El refuerzo del papel de la Representación Legal de Trabajadores
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La Representación Legal de los Trabajadores (RLT) ve ampliadas sus funciones y responsabilidades:
- Información, control e intervención: La RLT tendrá acceso directo a los registros, con capacidad para verificar el cumplimiento y alertar sobre posibles irregularidades.
- Conflictos potenciales: Esta supervisión activa puede provocar tensiones con la dirección, sobre todo en empresas con procesos internos poco digitalizados o con resistencias al cambio.
- Carga administrativa añadida: La obligación de revisar registros, validar asentamientos y documentar incidencias incrementa el trabajo de la RLT, con posibles necesidades de recursos y formación adicional.
SANCIONES Y RIESGO EMPRESARIAL
El anteproyecto cambia radicalmente la dinámica de responsabilidad y sanciones:
- Comparativa entre el régimen actual y el propuesto: Antes, la sanción se podía aplicar a la empresa como unidad. Ahora, el riesgo se traslada a cada trabajador, ya que los registros individuales son vinculantes y cada incumplimiento puede ser considerado como infracción independiente.
- Impacto económico real: Esto puede traducirse en multas más elevadas y multiplicadas por el número de trabajadores afectados, especialmente si los errores son repetitivos o generalizados.
- Especial afectación a pymes y microempresas: Las pequeñas empresas, con menos recursos administrativos y técnicos, podrían verse más expuestas a sanciones y litigios, lo que refuerza la necesidad de contar con herramientas digitales fiables y protocolos internos claros.
UNA NORMA PENSADA PARA ¿QUIÉN?
¿Tu sistema actual resiste el nuevo decreto?
Antes de que llegue cualquier normativa definitiva, las empresas pueden hacer un diagnóstico preventivo:
Checklist práctico
- ¿Existe un registro fiable y accesible?
- ¿Se controla tanto el inicio como el final de jornada?
- ¿Se pueden generar informes y trazabilidad?
- ¿Los trabajadores saben cómo registrar correctamente su tiempo?
Errores habituales
- Asumir que el papel es suficiente.
- Confundir tiempo de descanso con tiempo de trabajo.
- No distinguir entre presencialidad, teletrabajo y disponibilidad.
Cómo hablar con el proveedor de control horario
- Verificar que el sistema cumpla objetividad, fiabilidad y accesibilidad.
- Solicitar pruebas prácticas y generación de informes legales.
- Acordar protocolos de revisión interna y corrección de errores.
El impacto real sobre las pequeñas y medianas empresas
El nuevo Real Decreto no afecta igual a todas las empresas. Las pymes y microempresas son especialmente vulnerables:
- Burocracia, costes y complejidad técnica: La digitalización obligatoria y la trazabilidad de cada registro generan nuevas tareas administrativas, con posible necesidad de personal adicional o de dedicación de tiempo del personal existente.
- Proveedores, aplicaciones y dependencia tecnológica: La mayoría de pequeñas empresas deberán contratar aplicaciones o proveedores externos para cumplir con el registro digital fiable, creando dependencia tecnológica y costes recurrentes.
- Brecha entre grandes empresas y pymes: Las grandes empresas disponen de departamentos de RRHH y recursos IT, mientras que las pymes deben adaptarse rápidamente o arriesgarse a sanciones, acentuando la desigualdad en capacidad de gestión.
A pesar de todas las dudas y cambios que tendremos que afrontar, el control horario no es un castigo, sino una herramienta pensada para mejorar la relación entre trabajador y empresa. Cuando nos parezca que tanto cambio solo sirve para darnos dolor de cabeza, conviene recordar de dónde venimos: antes no había registro fiable, ni transparencia, ni herramientas para equilibrar las horas trabajadas con las necesidades de la empresa.
Con un buen software de control horario, la vida en la empresa se hace mucho más fácil y, sobre todo, más justa: los trabajadores ven reconocidas sus horas, y la empresa puede organizarse con claridad y seguridad. Sí, las reglas del juego y las regulaciones a veces parecen caóticas y sin sentido, pero en el caso del control horario, realmente son buenas para todos.
