Logo Doceo Portal Reg, Registro de enrada y salida de documentos

Portal de registro de entrada y salida de documentos

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¿Qué es y cómo funciona?
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SECTORES Y LEGISLACIÓN
CASOS DE ÉXITO
FAQ: todo sobre el registro de entrada y salida
CONTACTO

Ciudadanía

Doceo Portal es es una plataforma para la comunicación entre ciudadanía y personal interno, con acceso seguro por roles, gestión documental y consulta de notificaciones.

  • Presenta solicitudes y documentación
  • Consulta sus trámites y notificaciones
  • Acceso seguro a la información del expedienteAdministración

Administración

doceo Reg es una plataforma web para la gestión de los registros de entrada y salida de documentación por parte del personal interno de la organización.

  • Registra y gestiona los trámites recibidos
  • Emite notificaciones con trazabilidad de lectura
  • Evidencias electrónicas y control del proceso

CÓDIGO AUTOMÁTICO

Todos los documentos contarán con un código de entrada o salida generado automáticamente, con sellado de tiempo y metadatos.

RESGUARDO

Para cada registro, se generará un resguardo de presentación del registro.

TRAZABILIDAD

Siempre podrá conocer el origen y el destino de cada documento, junto con otros metadatos, garantizando su integridad, trazabilidad y autenticidad.

BÚSQUEDAS

Podrá realizar búsquedas totales y parciales de registros o de la información contenida en ellos, así como búsquedas de documentos por estado.

COPIA AUTÉNTICA

Generación de la copia auténtica de un documento en papel o en formato digital, con máximas garantías.

REPOSITORIO DE DOCUMENTOS

Creación y subida de un nuevo documento.

PERMISOS

Permisos y roles de usuario 100% configurables

VÍNCULOS

Generación de vínculos entre registros y/o documentos.

¿Qué es y cómo funciona doceo PORTAL REG?

¿Qué es?

doceo Portal REG es una solución integral para la gestión digital del registro de entrada y salida de documentación y la comunicación entre la ciudadanía y la organización, que unifica en una sola plataforma el portal externo y la gestión interna de los trámites.

A través de doceo Portal, la ciudadanía y los usuarios externos pueden acceder de forma segura, presentar solicitudes y documentación, consultar el estado de sus expedientes y recibir notificaciones electrónicas, garantizando en todo momento el acceso controlado a su información.

Desde doceo REG, el personal interno gestiona de manera centralizada todos los documentos entrantes y salientes, registrando cada trámite con trazabilidad completa, incluyendo fecha, hora y usuario. El sistema garantiza la integridad de los documentos, la generación de copias auténticas y la validez legal de la información, evitando cualquier alteración no autorizada.

La plataforma permite una gestión eficiente y automatizada de los registros, con filtros por estado, tipo de documento y responsable, así como la automatización de workflows, alertas y notificaciones con control de lectura y evidencias electrónicas.

doceo Portal REG cumple con la Ley 39/2015 y la normativa vigente aplicable, asegurando transparencia, seguridad jurídica y auditoría completa del proceso. Gracias a su arquitectura abierta, puede integrarse con otros sistemas corporativos como ERP, CRM u otros portales de atención, permitiendo a organizaciones públicas y privadas sustituir los registros manuales y las carpetas físicas por un entorno digital seguro, ágil y totalmente auditable.

Una mujer sonríe y atiende una llamada telefónica, representando el servicio al cliente.

¿Cómo funciona?

Doceo Portal Reg automatiza el ciclo completo de gestión de documentos de entrada y salida, permitiendo que tu equipo trabaje de manera más eficiente y segura.

Proceso simplificado:

  1. Registro: los documentos entrantes se digitalizan o se suben al sistema y quedan automáticamente asignados al usuario correspondiente.
  2. Clasificación: con un solo clic, cada documento se etiqueta y clasifica según su tipo, prioridad o departamento responsable.
  3. Trazabilidad: cada acción sobre el documento queda registrada: quién lo abrió, cuándo se modificó y qué cambios se realizaron.
  4. Automatización de workflows: según el tipo de documento, se pueden activar flujos de aprobación, notificaciones automáticas o integraciones con otros sistemas internos.
  5. Salida y seguimiento: los documentos enviados quedan igualmente registrados, con confirmación de recepción y visibilidad controlada según permisos de usuario.

Con Doceo Portal Reg, el registro de documentos deja de ser un proceso manual y disperso, convirtiéndose en una gestión digital segura, trazable y lista para auditorías.

Un registro de entrada y salida de documentos es un sistema organizado para hacer un seguimiento de los documentos que entran y salen de una organización

Lo esencial de nuestro sistema

Pantalla de inicio de sesión

Doceo Portal Reg ofrece una pantalla de inicio de sesión adaptada a dos perfiles de usuario: Usuarios Internos y Usuarios Externos.

  • Usuarios Internos: Son los encargados habituales de la gestión del sistema, con permisos completos para configurar el portal y administrar cualquier registro.
  • Usuarios Externos: Pueden registrarse en el sistema para consultar o crear sus propios registros de entrada.

La pantalla de inicio incluye:

  • Campos para Usuario y Contraseña.
  • Opción de recordatorio de contraseña.
  • Botón de registro para nuevos usuarios externos.

Pantalla de inicio

Una vez autenticados, los usuarios externos acceden a una pantalla principal donde pueden:

  • Revisar los registros de entrada que han creado.
  • Consultar las notificaciones pendientes enviadas por el sistema.
  • Acceder a los datos de su usuario.
  • Crear un nuevo registro o acceder a los registros existentes.

Desde esta pantalla también se puede navegar hacia las secciones de Tipo de Documento: Entrada o Salida, según el tipo de registro que se quiera consultar o generar.

Pantalla de inicio de sesión de la aplicación en la nube Doceo Portal Reg para el registro de entrada y salida de documentos.
Portal Reg quando recibe un nuevo documento

Pantalla “Mis registros de entrada”: formulario de alta y acuse de recibo

Doceo Portal Reg permite gestionar los registros de entrada de manera eficiente, generando automáticamente un acuse de recibo que se incorpora al registro y puede enviarse por correo electrónico al usuario correspondiente.

  • Generación automática del acuse: El documento se genera con los datos del registro, y su gestión corresponde a los usuarios con permisos de administrador.
  • Acceso al formulario de alta: Se puede acceder desde el menú de inicio o desde la pantalla de registro de entrada. El formulario es configurable según las necesidades de la organización.
  • Visualización del acuse de recibo: Mediante un ícono de ojo, el usuario puede acceder al registro y visualizar.
  • Visor PDF integrado: Permite ampliar o reducir el documento, navegar entre páginas, descargarlo e imprimirlo directamente desde el portal.

Pantalla “Mis registros de salida”

Los registros de salida son generados por los usuarios internos para notificar a los usuarios externos. Esta pantalla incluye:

  • Indicadores de lectura: Muestran si la notificación ha sido vista o no por el destinatario.
  • Atributos automáticos: Número de salida, fecha y hora se generan automáticamente.
  • Vinculación opcional con registros de entrada: Permite un acceso directo con un solo clic al registro de origen.
  • Visualización resumida: Solo se muestra un resumen del asunto; la descripción completa se consulta haciendo clic en el registro, desplegando el contenido completo en la parte inferior.

Gestión por usuarios internos

Los usuarios internos, según sus permisos, pueden gestionar tanto plantillas de documentos como los registros de entrada y salida:

  • Gestión de plantillas: Acuses de recibo, notificaciones, documentos personalizados y cualquier plantilla de montaje que el personal de Doceo prepare para la organización.
  • Búsqueda avanzada y acceso al repositorio de plantillas.
  • Gestión de registros externos: A través de la opción Flujos de trabajo, los usuarios internos pueden: Gestionar un registro de entrada. Añadir respuestas en formato de documento. Enviar la respuesta como registro de salida, notificando al usuario externo por correo electrónico.
Pantalla de instrucciones de como genera un acuse de recibo doceo Portal Reg quando recibe un nuevo documento

Proceso de respuesta de un registro de entrada

  1. Un usuario externo crea un registro de entrada.
  2. Se genera automáticamente el acuse de recibo, con posibilidad de envío por correo electrónico.
  3. El registro queda marcado como pendiente de gestión, notificando al responsable interno.
  4. El usuario interno completa la gestión y genera un registro de salida dirigido al usuario externo.
  5. El usuario externo visualiza la respuesta en su portal, tras lo cual la notificación se marca como aceptada y el registro se archiva en su repositorio personal.

Módulos complementarios

Un módulo es una funcionalidad adicional que puedes activar dentro de una solución de software para adaptarla exactamente a las necesidades de tu sector u organización. A diferencia de los sistemas rígidos, una plataforma modular te permite empezar solo con lo esencial y activar nuevos módulos cuando quieras crecer o ampliar procesos, sin cambiar de herramienta ni complicar tu operación.

Los módulos de doceo Reg están diseñados para complementar y potenciar el registro de entrada y salida, convirtiéndolo en un sistema de gestión documental completo, flexible y escalable. Puedes activarlos o no según lo que realmente necesites:

Puedes ampliar con...

  • Módulo de Firma Electrónica: Permite firmar documentos de manera segura y legal, agilizando procesos internos y externos.
  • Módulo de Control Horario: Gestiona y registra de forma precisa las entradas, salidas y jornadas laborales del personal.
  • Conexión Directa con Usuarios Externos: Facilita la comunicación y gestión de trámites con ciudadanos, proveedores y colaboradores a través del portal.
  • Document Assembly: Automatiza la creación de documentos combinando plantillas y datos, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
  • Integración con otros sistemas: Se conecta de manera sencilla con cualquier proveedor o solución externa, incluyendo registros de entrada y salida de documentos, padrones u otros sistemas municipales.

Módulo de Firma electrónica

Incluye tres opciones para que elijas el nivel de certificación y seguridad que requiere tu actividad:

  • Firma presencial, ideal para atención directa a ciudadanos o clientes.
  • Firma con doble factor, para operaciones que requieren mayor protección.
  • Validación de entregas, perfecta si necesitas garantizar trazabilidad y confirmación de recepción.
BioSign Presencial
BioSign 2FA
BioSign Delibery
  • Generamos en versión HTML cualquier documento para ser enviado a firmar.
  • APP gratis.
Modalidades de Doceo BioSign: Cara a cara, Delivery, Mobile y Forms con documentos personalizados digitales.

Módulo de Control horario

Permite registrar la actividad y la jornada de tus trabajadores de manera automatizada y en cumplimiento con la normativa vigente. Todo queda centralizado e integrado con el resto de procesos documentales.

Doceo InTime
Doceo InTime para control horario adaptado a diferentes necesidades laborales.

doceo PortalReg: conexión directa con usuarios externos

Un módulo especialmente potente. Con Doceo Portal, los usuarios externos —ciudadanos, proveedores, colaboradores, asociaciones…— pueden realizar trámites, presentar documentos, enviar solicitudes y pedidos o cualquier otro tipo de archivo directamente a través del portal. Toda la documentación llega al registro de entrada, donde puede ser gestionada de manera eficiente, y las respuestas se envían de forma segura a través del registro de salida, asegurando un flujo completo de comunicación y gestión externa.

doceo Document Assembly

Les respostes es poden generar com a documents acoblats segons les teves necessitats, és a dir, documents creats automàticament a partir de dades dinàmiques, dades fixes de base de dades o altres fonts. Aquests documents, en format PDF, s’envien directament per correu electrònic a les persones implicades. Tota la comunicació queda plenament traçada i integrada al sistema.

Más funciones para su registro de entrada y salida de documentos

Y si esto no le parece suficiente, no se preocupe: nuestro software ofrece muchas más funcionalidades con un solo clic y es totalmente escalable. A medida que su organización crece y surgen nuevas necesidades, la solución crece junto a usted.

Gestión de entrada y salida con workflow

  • Control completo de documentos por departamentos: RRHH, Fiscal, Administración, etc.
  • Permisos adaptables según la creación o gestión de documentos, incluso para usuarios que solo necesitan consultar información.
  • Gestión de permisos hasta el nivel de dato concreto o tipo de documento.

Tipos de datos y digitalización

  • Compatible con distintos tipos de datos: listas, textos, archivos adjuntos, etc.
  • Integración con sistemas de digitalización: módulo de copia auténtica TWAIN, HP, integración directa o en carpeta. Pregúntenos para más opciones.

Búsquedas avanzadas

  • Guardado de búsquedas habituales mediante filtros: por ejemplo, “solo lo que debo gestionar este mes”.

Bandejas y flujos

  • Gestione documentos pendientes de registro o asignación a expedientes existentes mediante bandejas con flujos de validación personalizables y sistema de arrastrar y soltar, adaptando las salidas a sus procesos internos.
  • Salidas de documentos configurables mediante flujos adaptables a sus procesos internos.
  • Posibilidad de definir numeración secuencial personalizada mediante scripts internos (ej. INS-año-número).

Seguridad y firmas

  • Módulo de firma digital y doble factor cuando se requiera.
  • Ideal para reclamaciones o documentos que necesiten informe firmado con validez legal.

Exportación y generación de informes

  • Ordenación de documentos o registros en dosieres completos.
  • Vínculos entre documentos o registros según sus necesidades.

Adaptabilidad y soporte

  • Nuestra solución se adapta a sus necesidades específicas: pregúntenos para personalización.
  • Podemos entregar la solución llave en mano, completamente configurada.
  • Licencias incluyen formación básica gratuita o acceso a curso online para sus trabajadores.

Sectores y legislación

Registro automático de entrada y salida de documentos según la ley

Ley 39/2015 (Administraciones públicas, entidades públicas empresariales y organismos autónomos),
Real Decreto 4/2010 (interoperabilidad y seguridad),
Ley 19/2013 (ONG con financiación pública),
Ley Orgánica 1/2002 y Ley 50/2002 (asociaciones y fundaciones).

Sector público

La Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en España establece la obligación de contar con un sistema de registro de entrada y salida de documentos. El artículo 16 de esta ley especifica que las administraciones públicas deben tener un registro para controlar la fecha, hora y documentos presentados y que realice copia auténtica.

Además, la ley requiere la interoperabilidad y conexión de los registros electrónicos mediante el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), facilitando el intercambio de documentos entre las administraciones. Otras normativas, como el Real Decreto 4/2010, también regulan la gestión documental en la administración electrónica para garantizar la eficacia, transparencia y seguridad en la gestión de documentos públicos en España.

Con Doceo Reg, In-N-Out Documents, cumpla la legalidad, realice mejora de imagen y asegúrese que va a enviar sus documentos con el menor tamaño posible.

Una mano escribe con rapidez en un teclado, representando la gestión de información digital.
Fotografía de profesionales de diversas etnias trabajando juntos en un ambiente de oficina.

ONG

En España, la ley que establece la obligación para las Organizaciones No Gubernamentales (ONG) de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Esta ley, en su artículo 17, establece que las entidades del sector público, entre las que se incluyen las ONG que reciben financiación pública, deben contar con sistemas de registro y archivo de los documentos.

asociaciones y fundaciones

Aunque la Ley Orgánica 1/2002 que regula las asociaciones y funciones no especifica explícitamente la necesidad de un sistema de registro de entrada y salida de documentos, es práctica común y recomendable para las asociaciones y fundaciones implementar dicho sistema como parte de una gestión documental eficiente. 

Con doceo Reg, In-N-Out Documents, le permite controlar la recepción y salida de documentos, facilita su localización y seguimiento, y contribuye a la transparencia y rendición de cuentas de estas organizaciones.

Entidades públicas empresariales

En España, la ley que establece la obligación de las entidades públicas empresariales de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos es la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Esta ley es de aplicación a todas las administraciones públicas, incluyendo las entidades públicas empresariales.

En su artículo 16, de la misma Ley 39/2015 establece que las administraciones públicas deben contar con un registro para la recepción y salida de documentos, a través del cual se llevará un control de la fecha y hora de entrada y salida, así como de los documentos presentados. Esta obligación se extiende a las entidades públicas empresariales, que forman parte de la Administración Pública y deben cumplir con los principios y procedimientos establecidos en la ley.

Con doceo Reg, In-N-Out Documents va a poder garantizar la trazabilidad, seguridad y control en la gestión documental de las entidades públicas empresariales, asegurando la correcta recepción, seguimiento y respuesta a los documentos que se reciben y emiten en el ejercicio de sus funciones.

organismos autónomos

Esta ley establece las normas básicas para la organización y funcionamiento de los organismos autónomos, incluyendo la obligación de tener un sistema de registro de entrada y salida de documentos.

En el artículo 16 de la Ley 39/2015 se establece que los organismos autónomos deben disponer de un registro para la recepción y salida de documentos, a través del cual se realizará el control de la fecha y hora de entrada y salida, así como del contenido de los documentos presentados.

El objetivo de esta obligación es garantizar la trazabilidad y control en la gestión documental de los organismos autónomos, asegurando la correcta recepción, seguimiento y respuesta a los documentos que se reciben y emiten en el ejercicio de sus funciones.

Es importante destacar que, además de la Ley 39/2015, existen otras normativas específicas que pueden complementar esta obligación y establecer requisitos adicionales en materia de gestión documental para los organismos autónomos, dependiendo de su ámbito de actuación y sector al que pertenezcan.

Casos de éxito

Hemos ayudado a empresas de todos los tamaños a superar retos de control horario y cumplimiento legal gracias a nuestro registro.

Dibujo que muestra una cola de personas esperando en una oficina de la administración pública.

Transparencia, orden y legalidad garantizada

Caso de éxito

Ayuntamiento de Barcelona

Copia auténtica para la documentación del registro de entrada integrada al sistema de ventana única.

Clica aquí

FAQ: todo sobre el registro de entrada y salida

Es un sistema que permite controlar cuándo un documento entra o sale de una organización. Con Doceo REG, este proceso se gestiona de manera digital, segura y trazable.

Sirve para mantener un control preciso de los documentos, garantizar su integridad y cumplir con la normativa. Doceo REG automatiza este control, facilitando la gestión diaria.

Cada documento se registra al entrar o salir, indicando fecha, hora y responsable. Con Doceo REG, este registro se realiza en bandejas digitales con flujos personalizables.

Se registran datos como remitente, destinatario, fecha, hora, tipo de documento y estado. Doceo REG permite capturar y almacenar toda esta información de forma segura.

Generalmente, el personal administrativo o responsable de archivo. Con Doceo REG, todos los usuarios autorizados pueden registrar y consultar documentos según permisos.

Permite trazabilidad, integridad y control de los documentos, reduce errores y facilita auditorías. Doceo REG añade la ventaja de automatizar estos procesos y generar informes al instante.

A través de registros manuales o digitales. Con Doceo REG, se usan bandejas y flujos de validación que garantizan un control completo y seguro.

Permite demostrar la trazabilidad de cada documento y cumplir normativas como ISO 9001 o la Ley de Protección de Datos. Doceo REG mantiene registros auditables que facilitan la conformidad legal.

Existen softwares de gestión documental y ERP. Doceo REG se destaca por su interfaz intuitiva, flujos personalizables y seguimiento completo de cada documento.

Si has llegado hasta aquí, quizás sea el momento de contactar con nosotros 🙂



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